Het beleidsplan

Het beleidsplan schrijven

Je hebt als bestuur al samen met je achterban nagedacht over de missie, visie, de plannen voor de lange en middellange termijnen en ten slotte de korte termijn. Nu kom je op het punt dat je het ook op papier wilt zetten.

Elk beleidsplan omschrijft de acties die je gaat ondernemen om je opgestelde doelstellingen te behalen. Het beleidsplan maakt inzichtelijk met welke mensen, middelen en materialen je dat denkt te doen. Bij een vereniging leg je dat beleidsplan aan de leden voor ter goedkeuring en bij een stichting beslis je daar zelf als bestuur over. Heb je als stichting een raad van toezicht dan gaat die erover.

Inhoud beleidsplan

Hoe ziet het beleidsplan er qua inhoud uit? Een mogelijke opzet is als volgt:

Hoofdstuk 1. Inleiding

• Waarom dit plan?
• Wie heeft het geschreven en hoe is het tot stand gekomen?
• Op welke periode heeft het betrekking?
• Korte samenvatting
• Naam van de voorzitter en datum van schrijven. NB de voorzitter kan er ook voor kiezen een voorwoord te schrijven. Dat geeft dan een persoonlijke noot aan het beleidsplan.

Hoofdstuk 2. Beschrijving van de organisatie

• Historie: hoe en wanneer is de organisatie (vereniging/stichting) ontstaan?
• De organisatie op dit moment: bezetting en samenstelling bestuur, commissies, directie en werknemers
• Missie en visie van de organisatie
• Korte beschrijving van de doelstellingen voor de verschillende termijnen (kort, middellang, lang)

Hoofdstuk 3. Analyse van de organisatie

• De huidige situatie: met bv. bestuur, organogram, functieomschrijvingen.
• De positie van de organisatie in de samenleving
• Relevante maatschappelijke ontwikkelingen
• SWOT-analyse
• Data: doelgroep, financiering (fondsen, contributie, donateurs, subsidie enz.), aantal vrijwilligers en samenstelling

Hoofdstuk 4. Doelstellingen

• Overzicht doelstellingen voor de verschillende termijnen
• SMART doelen incl. toelichting voor het komende jaar
• Acties of activiteitenplan: wie gaat wat doen (personen, commissies e.d.)

Hoofdstuk 5. Financiën

• De bijbehorende actuele begroting

Aandachtspunten

Leesbaarheid en zichtbaarheid

Belangrijk bij het opstellen van het beleidsplan is de leesbaarheid. Zorg dat na het lezen, iedereen begrijpt wat de koers van de organisatie is. Wat heb je daarvoor nodig en hoe doe je het? Leesbaarheid wil zeggen dat je het stuk schrijft met het perspectief van de lezer (bv. vrijwilligers, een fonds) in gedachten. Wat hoopt de lezer wijzer te worden na het lezen van het stuk? Naast de leesbaarheid is de zichtbaarheid van het goedgekeurde beleidsplan minstens zo belangrijk, zowel intern als extern. Zorg dat men het gaat lezen.

Beleidsplan als koersdocument, maar houd de blik naar buiten

Kortom, een goed geschreven beleidsplan is het koersdocument voor een bestuur. Staar je alleen niet blind op het beleidsplan; blijf de blik naar buiten houden: wat gebeurt er, wat komt op ons af en hebben wij daar als bestuur rekening mee te houden?

Een actueel beleidsplan is verplicht voor de ANBI-status

Realiseer je als bestuur dat bij een ANBI-status de verplichting hoort om een actueel beleidsplan te hebben. Fondsen, sponsoren en subsidiegevers willen ook graag weten wat de plannen zijn.

Een beleidsplan is geen reclamefolder

Je wilt als organisatie integer zijn. Zorg ervoor dat wat in het beleidsplan staat klopt.