Wat is besturen en welke wettelijke taken zijn er?

Inleiding: succes begint bij een goede voorbereiding

In het hoofdstuk over ‘Opzetten van een vereniging of Stichting’ hebben we gelezen waar je aan moet denken als je een stichting of vereniging gaat oprichten.

Een van de belangrijkste zaken is: met wie je het gaat doen. Dat kunnen dan de mensen zijn die je met raad en daad willen bijstaan of graag in de uitvoering een handje willen toesteken of mensen die samen met jou deel willen uitmaken van het bestuur. Om samen met jou te zorgen dat de doelen worden bereikt en hoe je dat denkt te gaan doen.

Het is dan ook aan te bevelen om op voorhand goed na te denken wat het besturen van een rechtspersoon als een stichting of vereniging nu precies inhoudt. Welke wettelijk verplichte taken die je moet uitvoeren zijn er? Waar committeer je je aan en welke verplichtingen neem je op je schouders? Wat als het fout gaat, ben je dan aansprakelijk of niet. Belangrijke vragen die je vooraf voor jezelf als aspirant-bestuurder moet stellen en beantwoord wilt hebben. Succes begint bij een goede voorbereiding.

Het minimale bestuur

En even terzijde; er is altijd een bestuur: minimaal 3 personen bij een vereniging en 1 persoon bij een stichting. Het spreekt voor zich dat deze minimumaantallen de absolute bodem zijn, en wellicht goed kunnen werken in het prille begin. Maar probeer het bestuur voor beide rechtspersonen op minimaal 3 te brengen. Meer mag natuurlijk ook maar maak het aantal bestuursleden niet al te groot. Het moet wel werkbaar zijn en blijven.

Wat is nu precies het bestuur, wat doet het?

Kort samengevat komt het neer op het behartigen van de belangen van de rechtspersoon. De wetgever zegt het nog mooier: “Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de stichting / vereniging”.

De wetgever gaat daarbij uit van collegiaal bestuur: iedere bestuurder dient samen te werken met zijn medebestuurders. De definitie die de wetgever aan het besturen geeft is ruim geformuleerd maar kernelementen zijn: realisatie van de doelstelling, leidinggeven en beslissingen nemen, deelnemen aan het maatschappelijk verkeer, zorgen dat de ondersteuning c.q. het geheel van vrijwilligers in commissies – ‘het apparaat’- goed loopt en zorgen dat de rechtspersoon haar taken goed vervult. Dat laatste is een niet geheel onbelangrijke omdat hier de wettelijke taken om de hoek komen kijken zoals:

• Financieel beheer (boekhouding voeren, balans en staat van baten en lasten opstellen en eventueel deponeren….)
• Vertegenwoordiging ‘naar buiten toe’ (inschrijving Handelsregister Kamer van Koophandel, bevoegdheid om contracten te tekenen…)
• Voorbereiding besluitvorming van andere statutaire in het leven geroepen organen (bv, een Raad van Toezicht) en zorgen voor het goed functioneren van de organisatie
• Bij de vereniging: uitvoering besluiten en dan met name van de ALV.

Het bestuur en de Algemene Ledenvergadering ALV

En nog even over de verhouding van het bestuur van een vereniging versus de Algemene Ledenvergadering het volgende. Vaak wordt gesteld dat de ALV het hoogste orgaan binnen de vereniging is met als interpretatie dat wat de ALV besluit altijd door het bestuur moet worden uitgevoerd. Die stelling klopt niet.

Het bestuur heeft een eigen verantwoordelijkheid bij het uitvoeren van zijn bestuurstaak. Dat impliceert dat het bestuur zelf een eigen afweging maakt of het de besluiten van de ALV uitvoert of niet. Ook al kan de ALV instructies aan het bestuur geven. Maar als het bestuur van mening is dat die instructies in strijd zijn met het belang van de vereniging, dan kan het bestuur de uitvoering daarvan weigeren. Gevolg kan dan zijn dat de ALV het bestuur ontslaat. Dat is dan maar zo. Je wilt geen zaken voor je rekening nemen waar je weloverwogen en rationeel niet achter staat en die schade toebrengen aan je vereniging. Zelf opstappen kan natuurlijk ook.