Beleid

Gids voor vrijwilligersorganisaties

Paragrafen

Het beleidsplan

Het beleidsplan schrijven

Je hebt als bestuur samen met je achterban nagedacht over de missie, visie, de plannen voor de lange en middellange termijnen en ten slotte de korte termijn. Nu ben je als bestuur aangeland bij het punt dat je het ook op papier wilt zetten. Wat is de basis waar je als bestuur op acteert?

De SMART-methodiek aan bod gekomen als middel om zeker voor de korte termijn (1 jaar) de doelen zo goed mogelijk te omschrijven. Het resultaat van het hanteren van deze methodiek is dat je die doelen opneemt in je plan voor die periode van 1 jaar. Dat is je beleidsplan of ook wel het jaarplan genoemd. Daarnaast heb je ook een beeld van de beschikbare financiën en op basis van je beleid zet je dat geld zo effectief en efficiënt mogelijk in. Dat wordt je begroting en dat is in wezen de financiële vertaling van je beleid. Als derde punt is het zaak om een beeld te hebben van de beschikbare mensen c.q. de capaciteit. Hoeveel vrijwilligers voor wat heb je nodig en welke middelen heb je daarnaast nog meer nodig om de doelstellingen te realiseren? Al deze elementen neem je op in een helder en overzichtelijk beleidsplan. Bij een vereniging leg je dat beleidsplan aan de leden voor ter goedkeuring en bij een stichting beslis je daar zelf als bestuur over. Heb je als stichting een raad van toezicht dan gaat die erover.

Inhoud beleidsplan

Hoe ziet het beleidsplan er qua inhoud uit? Een mogelijke opzet is als volgt:

Hoofdstuk 1. Inleiding

  • Waarom dit plan?
  • Wie heeft het geschreven en hoe is het tot stand gekomen?
  • Op welke periode heeft het betrekking?
  • Korte samenvatting
  • Naam van de voorzitter en datum van schrijven. NB de voorzitter kan er ook voor kiezen een voorwoord te schrijven. Dat geeft dan een persoonlijke noot aan het beleidsplan.

Hoofdstuk 2. Beschrijving van de organisatie

  • Historie: hoe en wanneer is de organisatie (vereniging/stichting) ontstaan?
  • De organisatie op dit moment: bezetting en samenstelling bestuur, commissies, directie en werknemers
  • Organogram en contactadres
  • Missie en visie van de organisatie
  • Korte beschrijving van de doelstellingen voor de verschillende termijnen (kort, middellang, lang)

Hoofdstuk 3. Analyse van de organisatie

  • De huidige situatie: waar staat de organisatie in de samenleving
  • Relevante maatschappelijke ontwikkelingen
  • SWOT-analyse
  • Data: doelgroep, financiering (fondsen, contributie, donateurs, subsidie enz.), aantal vrijwilligers en samenstelling

Hoofdstuk 4. Doelstellingen

  • Overzicht doelstellingen voor de verschillende termijnen
  • SMART doelstellingen incl. nadere toelichting voor het komende jaar
  • Acties: wie gaat wat doen (personen, commissies e.d.)

Hoofdstuk 5. Financiën

  • De bijbehorende actuele begroting

Aandachtspunten

Leesbaarheid

Belangrijk bij het opstellen van het beleidsplan is de leesbaarheid: de beste plannen hoeven niet uit te munten in het aantal pagina’s maar wel in duidelijkheid opdat iedereen begrijpt wat de koers van de organisatie is en hoe je gaat zorgen dat het schip van A naar B vaart. Wat heb je daarvoor nodig en hoe doe je het? Leesbaarheid is daarbij een belangrijke randvoorwaarde en dat geldt zeker als je achterban uit groepen mensen bestaat die de Nederlandse taal minder machtig zijn. Schrijf het dan ook in hun taal. Het heeft geen zin dat als je een multiculturele organisatie bestuurt waarin meerdere talen worden gesproken je het dan bij Nederlands houdt. Net zo belangrijk is het communiceren, zowel intern als extern van het vastgestelde en goedgekeurde beleidsplan. Zorg dat men het leest en snapt.

SMART doelen

In het begin van dit hoofdstuk hebben wij gehad over de cycli van beleid en daarin is het onontbeerlijk dat er een goed geschreven beleidsplan is met SMART-doelen. Een dergelijk plan geeft koers maar is ook een concreet handvat als er moet worden bijgestuurd. Als een SMART-doelstelling bijvoorbeeld is om aan het eind van het verenigingsjaar netto 50 leden erbij te halen en je constateert dat je halverwege het jaar pas op 10 leden zit dan weet je als bestuur dat je aan de bak moet. Ben je weer een aantal maanden verder en het stokt bij 15 dan weet je ook dat je minimaal op dat moment – en bijv. voorkeur natuurlijk eerder – moet communiceren naar de leden dat je het waarschijnlijk niet gaat halen.

Beleidsplan als koersdocument, maar houd de blik naar buiten

Kortom, en goed geschreven beleidsplan is het koersdocument voor een bestuur. Echter, staar je er niet blind op maar blijf de blik naar buiten houden: wat gebeurt er, wat komt op ons af en hebben wij daar als bestuur wel of niet rekening mee gehouden / mee te houden? Realiseer je als bestuur dat bij een ANBI-status hoort dat je verplicht bent om een actueel beleidsplan te hebben. Fondsen, sponsoren en subsidiegevers willen ook graag weten wat de plannen zijn.

De vertaalslag van een bepaalde ontwikkeling kan zijn dat je het beleidsplan moet bijstellen. Doe je dat dan ben je wijs aan het besturen want een beleidsplan is nooit in beton gegoten. Als bestuur schrijf je het in alle waarschijnlijkheid aan het eind van het lopende jaar met de blik gericht op het komende bestuursjaar, de periode waar het beleidsplan betrekking op heeft en wat de leden hopelijk zullen goedkeuren. Echter, de toekomst is nooit met 100% zekerheid nu te bepalen. Houdt daar ook rekening mee.

EN niet geheel onbelangrijk “practice what your preach”. Als je in jouw eigen beleidsplan schrijft dat je iets doet of hebt, bijvoorbeeld uitmuntende trainers die van de hoed en de rand weten, zorg er dan ook voor dat het klopt. Een beleidsplan is geen reclamefolder, onverlet dat je er wel een communicatiesausje overheen mag doen als je iets voor het grote publiek wilt vertellen, maar ook dan moet de inhoud wel kloppen met wat je vertelt. Je wilt als organisatie integer zijn.

Activiteitenlijst
Het opstellen van een activiteitenplan dient verschillende doelen. Met een activiteitenlijst kun je in elk geval de voortgang bewaken. Ook biedt een heldere activiteitenlijst houvast bij het creëren van draagvlak. De activiteitenlijst is onderdeel van het beleidsplan en dus inzichtelijk voor alle leden en betrokkenen van de vereniging. Daardoor weet iedereen wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is voor de verschillende activiteiten. Je kunt per (deel)project een activiteitenplan opstellen. Hoe concreter je de taken vertaalt in activiteiten, hoe groter de kans dat alles ook echt wordt uitgevoerd.

Activiteitenplan van team/afdeling:

Formuleer hier de beoogde doelstellingen:

Activiteiten

Wat moet er gedaan worden en wie is daar verantwoordelijk voor?

Wat Door wie
Hulpmiddelen

Welke hulpmiddelen (uit de Leerlijnscan) heb je daarbij nodig?

Resultaat
Wat moeten de activiteiten concreet opleveren en met welke resultaten ben je tevreden?
Wat moet het opleveren? Met welke resultaten bent u tevreden?
Start

Wanneer begin je ermee?

Gereed

Wanneer moet het gereed zijn?

volgende hoofdstuk

Relevante evenementen

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!