Randvoorwaarden voor het werken met vrijwilligers

De stichting of vereniging is opgericht. Je hebt de juiste rechtsvorm gekozen. Er is een bestuur gevormd en nagedacht over aansprakelijkheid. Een beleidsplan en activiteitenplan gemaakt. En nu wil je aan de slag! Echter, ook het werken met vrijwilligers is aan regels en voorwaarden gebonden. Doe je dat niet, dan kan er toch spraken zijn van een arbeidsovereenkomst en moet je de vrijwilliger onder meer het minimumloon betalen.

Wanneer is het vrijwilligerswerk

Het is niet precies te zeggen wat wel en wat geen vrijwilligerswerk is. Het steunt op basis van vier pijlers:

1. De mate van organisatie.
   Je kunt vrijwilligers éénmalig vragen iets voor de organisatie te doen. De vrijwilliger zal dan relatief weinig organisatie ervaren. Het vrijwilligerswerk gebeurt wel binnen een organisatie: een juridische vorm.
   Maar stel dat je 10 uur per week klusjes doet voor de buurvrouw. De vraag is of dit te kwalificeren valt als vrijwilligerswerk.
2. De mate van verplichting.
   Het woord vrijwilligerswerk zegt het al, het is vrijwillig.
   Maar stel dat iemand wordt verleid tot het verrichten van vrijwilligerswerk om niet gekort te worden op de bijstand. Of een leerling wordt door de school verplicht om deel te nemen aan een project van de Maatschappelijke Diensttijd. Dan is het minder vrijwillig.
3. De mate van vergoeding.
   Vrijwilligers kunnen naast een onkostenvergoeding ook nog een vrijwilligersvergoeding ontvangen. Vooral voor burgers die het financieel moeilijk hebben, kan dit een belangrijke stimulans zijn. De valkuil is dat deze vrijwilligers mogelijk minder intrinsiek gemotiveerd zijn.
4. De mate van belang voor anderen of de samenleving c.q. van eigen belang.

Vrijwilligers vragen zich steeds vaker als ‘what’s in it for me’. Vrijwilligerswerk kan ook wel degelijk eigen doelen dienen. Denk aan een jonge ICT’er die een portefeuille wil opbouwen. Dan kan vrijwilligerswerk een mooi opstapje zijn. Op zich niks mis mee.

Hieronder de definitie van vrijwilligerswerk door belangrijke instanties:

Houdt vooral rekening met de voorwaarden van de belastingdienst en UWV.

Ook is het belangrijk dat er geen verdringing is van betaald werk. Dit kan een lastig vraagstuk zijn, ga daarom altijd aan de slag met Goed Vrijwilligersbeleid, waarbij dit ook aan de orde komt.

CBS en vrijwilligerswerk
Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van anderen of de samenleving. Informele hulp en mantelzorg vallen hier niet onder.

Gemeente Den Haag
Een vrijwilligersorganisatie in de definitie gemeente Den Haag subsidieregeling Sociaal en Vitaal (RIS-nummer: 308715): Stichting of vereniging waarvan de activiteiten voor minimaal 70% van het totaal aantal manuren worden uitgevoerd door vrijwilligers.

Voorwaarden vrijwilligerswerk

1. Het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang.
2. Het werk heeft geen winstoogmerk.
3. Het werk kost de arbeidsmarkt geen banen en komt niet in de plaats van een betaalde baan.

De rijksoverheid over vrijwilligerswerk

Het is niet precies te zeggen wat wel en wat geen vrijwilligerswerk is. Volgens de rijksoverheid: ‘Vrijwilligerswerk is werk dat u onbetaald en onverplicht doet, voor anderen of de samenleving’. In het algemeen zijn daarvoor de volgende criteria van toepassing:

• Het werk is in het algemeen belang of in een bepaald maatschappelijk belang.
• Het werk heeft geen winstoogmerk
• Het werk kost de arbeidsmarkt geen banen en komt niet in de plaats van een betaalde baan.

Een stichting of vereniging mag dus altijd met vrijwilligers werken, want dat zijn organisaties die geen winstoogmerk hebben. Maar dat zijn niet de enige voorwaarden. Want ook voor vrijwilligers gelden er regels.

Vrijwilligerswerk volgens de belastingdienst

Je bent vrijwilliger als je aan de volgende 4 voorwaarden voldoet.

• Je verricht werkzaamheden voor
  • Een organisatie die niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld.
  • Een sportvereniging op sportstichting.
  • Een ANBI.
• Je bent niet in dienst bij de organisatie, sportvereniging of sportstichting
• Je doet de werkzaamheden niet voor je beroep.
• De vergoeding die je voor het werk krijgt, is een vrijwilligersvergoeding. Dat wil zeggen dat de vergoeding zo laat is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.

In de volgende gevallen ben je geen vrijwilliger

• Je doet de werkzaamheden voor je beroep.
• Je bent in dienst bij een organisatie die onderworpen is aan vennootschapsbelasting.
  Betaalt een commercieel bedrijf vennootschapsbelasting, dan ben je geen vrijwilliger volgens de Belastingdienst. Bij stichtingen die in uitzonderlijke gevallen vennootschapsbelasting betalen, kun je wel vrijwilliger zijn.
  Dit is leidend als het gaat om het wel of niet mogen bieden van vrijwilligersvergoedingen. De organisatie moet tevens een rechtspersoon zijn, dus een BV, NV, stichting of vereniging. Eenmanszaken en VOF’s zijn natuurlijke personen. Je mag daar wel vrijwilligerswerk doen, maar geen vrijwilligersvergoeding ontvangen. Stichtingen en verenigingen mogen altijd vrijwilligersvergoedingen geven.
• De vergoeding die je voor het werk krijgt is geen vrijwilligersvergoeding. Dat wil zeggen dat de vergoeding in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.

Lees op de site van de belastingdienst (https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/werken-als-vrijwilliger/wanneer_bent_u_vrijwilliger )

Vrijwilligerswerk volgens het UWV

Onder vrijwilligerswerk verstaan wij:

1. Werk dat u doet bij een organisatie die door de Belastingdienst is aangewezen als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).
2. Werk bij een organisatie die voldoet aan de regels voor een Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI).
3. Werk bij een vereniging of stichting. De instelling waar u vrijwilligerswerk wilt doen kan u hier meer informatie over geven.
4. Werk dat bij de vestiging van de organisatie waar u gaat werken al minimaal 1 jaar alleen door vrijwilligers is gedaan. Ook mag er bij die vestiging minimaal 1 jaar voordat u het werk gaat doen, geen vacature voor dit werk in een betaalde functie zijn geweest. Als de vestiging of het werk korter dan een jaar bestaat, dan kijken we naar werk bij een andere vestiging van deze organisatie. Of bij een vestiging van een vergelijkbare organisatie.
5. Werk waarvoor de vergoeding niet hoger is dan € 190 per maand en € 1.900 per kalenderjaar.

Geldt dit niet voor het werk dat u doet? Dan zien we dit niet als vrijwilligerswerk, maar als betaald werk. Als u het werk toch gaat doen, dan heeft dit gevolgen voor de hoogte van uw uitkering.

Let op: u kunt buiten Nederland geen vrijwilligerswerk doen met behoud van uw WW-uitkering.
Zelf even nalezen:
https://www.uwv.nl/particulieren/vrijwilligerswerk/detail/vrijwilligerswerk-tijdens-mijn-ww-uitkering/wat-is-vrijwilligerswerk-volgens-uwv-als-ik-een-ww-uitkering-heb

Mensen die asiel zoeken en vrijwilligerswerk

Mensen die asiel zoeken mogen vrijwilligerswerk doen. Hiervoor is geen tewerkstellingsvergunning (TWV) vereist. Wel toetst het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of er sprake is van vrijwilligerswerk. Daarom heeft een organisatie een vrijwilligersverklaring nodig wanneer iemand die asiel zoekt er vrijwilligerswerk gaat doen.

De organisatie waar hij/zij vrijwilligerswerk gaat doen, vraagt een vrijwilligersverklaring aan bij het UWV. Het UWV toetst of het vrijwilligerswerk aan bepaalde voorwaarden voldoet. Is dat het geval, dan geeft UWV de vrijwilligersverklaring af aan de organisatie.

Vluchtelingen of migranten zonder verblijfsvergunning die vrijwilligerswerk doen bij een organisatie, zijn verzekerd onder de Haagse Polis.

De eisen van het UWV aan vrijwilligerswerk zijn:

• het werk is meestal onbetaald;
• de organisatie heeft geen winstoogmerk;
• het werk is goed voor de samenleving. Bijvoorbeeld werk in een buurtcentrum, of wandelen met ouderen.

Een organisatie hoeft niet opnieuw een vrijwilligersverklaring aan te vragen als meer mensen die asiel zoeken hetzelfde vrijwilligerswerk gaan doen.

Laat een organisatie mensen die asiel zoeken vrijwilligerswerk doen zonder vrijwilligersverklaring van het UWV? Dan is er sprake van overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen. De organisatie kan dan een boete krijgen.

Als iemand die asiel zoekt een verblijfsvergunning heeft, is er geen vrijwilligersverklaring meer nodig om vrijwilligerswerk te mogen doen. Op zijn verblijfsvergunning staat dan ‘arbeid vrij toegestaan, geen twv vereist’.

Meer informatie vind je hier
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/asielbeleid/vraag-en-antwoord/mogen-asielzoekers-vrijwilligerswerk-doen

Aanvragen van de vrijwilligersverklaring

Als organisatie vraagt u de vrijwilligersverklaring aan. Deze verklaring is 3 jaar geldig en geldt niet voor 1 persoon, maar voor het soort vrijwilligerswerk. Zodra u een ontvangstbevestiging heeft gekregen, kan degene die asiel zoekt of vluchteling starten met het vrijwilligerswerk. U hoeft dus niet te wachten op de verklaring. Krijgt u geen vrijwilligersverklaring, dan moet de vrijwilliger stoppen met het werk.

Hier kan het aangevraagd worden:
https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/aanvragen-verklaring-vrijwilligerswerk.aspx

Verzekering

Wist je dat alle vrijwilligers in Den Haag in principe gratis verzekerd zijn via de gemeentelijke Verzekering voor Haagse Vrijwilligers? De verzekering dekt de schade die mensen kunnen oplopen tijdens hun vrijwilligerswerk. Ook dekt deze de schade die door rechtspersonen met betrekking tot vrijwilligers wordt gemaakt. Denk hierbij aan schade door ongevallen, aan persoonlijke eigendommen en aansprakelijkheid.

Vrijwilligers hoeven zich niet aan te melden voor de verzekering. Vrijwilligers die actief zijn in Den Haag zijn automatisch verzekerd.

Tip: het is wel verstandig om een vrijwilligersovereenkomst te hebben. Zo kun je eenvoudig aantonen dat de vrijwilliger inderdaad bij jouw organisatie actief is.

Maar let op:

• De Verzekering voor Haagse Vrijwilligers is een zogenaamde secundaire verzekering. Dat wil zeggen dat er eerst gekeken wordt naar de eigen verzekering, alvorens de gemeentelijke verzekering ingeschakeld kan worden. Dit is echter niet het geval bij ongevallen. Wanneer iemand tijdens het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden of mantelzorgtaken een ongeval heeft, kan men onmiddellijk beroep doen op de verzekering.
• Ook is bestuurdersaansprakelijkheid gedekt, maar wanneer sprake is van onbehoorlijke taakinvulling kunnen bestuurders persoonlijk – dus privé – aanspraken worden gesteld. Lees hier meer (https://pepdenhaag.nl/gids-voor-vrijwilligersorganisaties-2/persoonlijke-aansprakelijkheid-en-rechtsvorm )

Indienen van een claim

– Wanneer je een claim wil indienen, kun je contact opnemen met Bureau Risicomanagement van Gemeente Den Haag: rm@denhaag.nl

– Schadeformulier
https://www.centraalbeheer.nl/-/media/files/zakelijk/vrijwilligersverzekering/schade-aangifteformulier-vng-vrijwilligerspolis.pdf

Meer informatie:

• Polisvoorwaarden (https://www.centraalbeheer.nl/-/media/files/zakelijk/polisvoorwaarden/lvv23-vng-vrijwilligersverzekering.pdf )
  
• Dekkingsoverzicht (https://www.centraalbeheer.nl/-/media/files/zakelijk/vrijwilligersverzekering/brochureverzekeringsoverzichtvrijwilligers.pdf )

Arbo en vrijwilligerswerk

Vrijwilligers hebben, net als werknemers in loondienst, recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. Hoewel de Arbowet sinds 1 januari 2007 niet meer volledig van toepassing is op vrijwilligers, gelden nog steeds voorschriften als het werk ernstige risico’s met zich meebrengt.

Er zijn een aantal arbovoorschriften van toepassing bij b.v. werken op hoogte; grote fysieke belasting; risico op gehoorbeschadiging; werken in een zeer koude of hete omgeving. In deze gevallen moeten werkgevers beschermings- of hulpmiddelen uitdelen of aanbrengen. Bijvoorbeeld leuningen of vangnetten, een steekwagentjes of oordoppen of oorkappen.

Voor zwangere en jeugdige (jonger dan 18) vrijwilligers bestaat een aantal aanvullende voorschriften, die gelden boven de algemene bepalingen voor vrijwilligers. Zij mogen niet worden blootgesteld aan een aantal gevaarlijke stoffen. Jongeren moeten in risicovolle werkomstandigheden altijd begeleiding krijgen. Zwangere vrouwen en jonge moeders die hun baby borstvoeding geven, moeten voldoende gelegenheid hebben om te kolven.

Voorlichting over veiligheid

Bij het creëren van een veilige werkomgeving speelt voorlichting een grote rol. Vrijwilligers moeten goed op de hoogte zijn van eventuele risico’s en weten hoe zij moeten omgaan met de beschikbare hulp- en beschermingsmiddelen.

Meer informatie vind je op het arboportaal (https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/vrijwilliger)

VOG

Voor sommige functies binnen vrijwilligerswerk is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.

De organisatie Justis screent (rechts)personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af. Een VOG kan worden afgegeven aan natuurlijke personen en aan rechtspersonen. Als iemand een VOG aanvraagt, doet Justis onderzoek naar diens justitiële verleden. Een VOG wordt in ieder geval verleend als de vrijwilliger geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor de betreffende functie.

Gratis VOG

Een Verklaring Omtrent Gedrag kost onder normale omstandigheden geld. Voor vrijwilligers die werken met minderjarigen of met mensen met een verstandelijke beperking is het echter mogelijk gratis een VOG aan te vragen. Meer informatie vind je hier https://www.gratisvog.nl/

Sociale veiligheid

Sociale veiligheid gaat over het tegengaan van grensoverschrijdend en ongewenst gedrag en het bevorderen van sociaal gedrag door b.v. gedragsregels. Voorbeelden zijn pesten, agressie, geweld, discriminatie, racisme, (homo) seksuele intimidatie, radicalisering en extremisme.

PEP biedt regelmatig trainingen aan rondom Sociale Veligheid om dit onderwerp bespreekbaar te maken en preventieve maatregelen te nemen. Zie de Vrijwilligers Academie (www.denhaagdoetvrijwilligersacademie.nl)

Vijf tips voor sociale veiligheid in jouw organisatie

1. Verantwoordelijke voor het thema grensoverschrijdend gedrag.

Wijs binnen de organisatie een verantwoordelijke aan voor het thema grensoverschrijdend gedrag. Deze persoon houdt het thema op de agenda en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de vastgestelde maatregelen en dat deze op de juiste manier worden nageleefd.

2. Leg heldere gedragsregels vast.

Stel afspraken op waarin je beschrijft hoe men met elkaar omgaat en welk gedrag als grensoverschrijdend wordt gezien. Deze gedrags- of omgangsregels gelden voor alle medewerkers.

Betrek vrijwilligers en medewerkers bij het ontwikkelen van deze gedragsregels of stel een commissie aan om de regels op de stellen. Leg ook vast wat men mag verwachten van het bestuur en/of management.

3. Stel een vertrouwenspersoon aan.

Met een vertrouwenspersoon, iemand van buiten de organisatie, biedt je een veilige meldprocedure. De mogelijkheid om in vertrouwen over grensoverschrijdend gedrag zoals pesten, discriminatie of seksuele intimidatie te praten.

Deze makkelijk benaderbare vertrouwenspersoon gaat in gesprek met slachtoffers of beschuldigden en onderzoekt welke stappen genomen kunnen worden.

4. Maak het beleid bekend.

Zorg ervoor dat iedereen het onderwerp op zijn/haar radar heeft staan. Het succes om grensoverschrijdend gedraag te voorkomen valt of staat met de bekendheid ervan. Maak het beleid zichtbaar via bijvoorbeeld de website, posters in het gebouw, informatiebijeenkomsten of flyers.

En neem het beleid ook mee in sollicitatiegesprekken met potentiële nieuwe werknemers en vrijwilligers. Zo weten alle medewerkers wat de organisatie doet om ongewenst gedrag tegen te gaan, wat er van hen verwacht wordt en wat ze kunnen doen als ze ermee te maken krijgen.

Op de Website ‘In veilige handen’ staat ook veel informatie https://www.vrijwilligerswerk.nl/in+veilige+handen+home+nieuw/default.aspx