Werken met vrijwilligers

De vrijwilligerscoördinator

Waarom een vrijwilligerscoördinator

Veel organisaties – zeker die waar ook beroepskrachten werken – hebben een vrijwilligerscoördinator. Deze vervult een sleutelrol bij het werven, selecteren en behouden van de vrijwilligers. Hij of zij is de hr-professional voor vrijwilligers.

Het is essentieel dat er één aanspreekpunt is voor de vrijwilligers. Zowel bij het werven als bij het begeleiden. Natuurlijk kun je er een duo-functie van maken, als het maar duidelijk is voor de vrijwilligers.

De rol van de vrijwilligerscoördinator hangt nauw samen met het beleid dat je wilt voeren. We onderscheiden voor hem of haar een adviserende, een coördinerende of een begeleidende rol. En we staan stil bij de verbindende rol die hij/zij in toenemende mate speelt, en die een apart verhaal vormt.

De rol van de vrijwilligerscoördinator

We onderscheiden drie mogelijke rollen voor de coördinator.

  • Adviserend

De vrijwilligerscoördinator vervult de rol van adviseur. Hij of zij adviseert het management of het bestuur bij het maken van strategische beslissingen. De coördinator weet feilloos welke lijn het management heeft ingezet, in z’n algemeenheid en specifiek waar het de vrijwilligers betreft, en hoe die er in de toekomst uit gaat zien. Hij of zij heeft een goed ontwikkelde visie omtrent deze lijn en betrekt die bij zijn of haar adviezen. De must haves, should haves en would haves van alle belanghebbenden heeft de coördinator goed in kaart gebracht en hij of zij heeft allen van hun betekenis weten te overtuigen.

  • Coördinerend

Het takenpakket van deze vrijwilligerscoördinator is sterk coördinerend van aard. Op dit niveau wordt ondernemersgeest gevraagd. Hij of zij moet helder voor ogen hebben wat de organisatie nodig heeft aan vrijwilligers en hoe hun ideale takenpakket moet worden vormgegeven. Hierover adviseert hij of zij het management. Zaken als jaarverslagen, data-analyses, budgetbeheer en fondsenwerving moeten bij hem of haar in goede handen zijn. Hij of zij is het visitekaartje en de ambassadeur van de organisatie en dus vertrouwd met zowel netwerken als sociale media.

  • Begeleidend

Deze vrijwilligerscoördinator is de spin in het web. Het management stuurt op hem of haar, vrijwilligers bouwen op hem of haar. Het management krijgt van de coördinator alle relevante informatie ten aanzien van beleid en het functioneren van diverse schaalniveaus. Tegelijkertijd is de coördinator woordvoerder en voorlichter van de organisatie. Voor de vrijwilligers is hij of zij de inspirator en kennishouder, degene die hen stimuleert en adviseert, en aanspreekpunt, degene op wie ze kunnen terugvallen.

Verbindende rol, een rol apart?

Door de opkomst van door derde partijen gestuurde vrijwilligers komt de vrijwilligerscoördinator steeds vaker in contact met deze partijen, zoals scholen, bedrijven en de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de gemeente. Daarmee krijgt hij of zij er een rol bij, die wel aanleunt tegens de coördinerende rol, maar ook andere competenties vereist.

De vrijwilligerscoördinator moet bijvoorbeeld in staat zijn de belangen van scholen en bedrijven te verenigen met de vrijwillige inzet. Daarnaast is het voor die partijen van groot belang groepsklussen te kunnen aanbieden.

En inzake geleide vrijwilligers moet hij of zij dan weer oog hebben voor gedegen begeleiding en verwachtingsmanagement. In alle drie de gevallen wordt de vrijwilliger gestuurd, waardoor er eigenlijk geen één-op-één-relatie met de vrijwilliger bestaat. De vrijwilligerscoördinator heeft dus een intermediaire rol waarin hij of zij drie partijen tevreden moet houden: de vrijwilliger, de zender van de vrijwilliger en de ontvangende partij, de eigen organisatie.

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!