Werken met vrijwilligers

Formats voor gesprekken

Kennismakingsgesprek

Tijdens een kennismakingsgesprek maak je kennis met een vrijwilliger die zich heeft aangemeld. Je gaat op zoek naar diens talenten en motivaties. Mogelijk voldoet hij of zij niet meteen aan uw functieprofiel. Maar misschien kom je wel op een leuk idee of kan iemand op een andere manier toch iets betekenen.

Een format:

  • Voornaam + achternaam:
  • man/ vrouw:
  • nationaliteit:
  • geboortedatum:
  • adres: postcode en woonplaats:
  • telefoonnummer:
  • e-mailadres:
  • Welk vrijwilligerswerk wil je gaan doen?
  • Wat is jouw motivatie hiervoor?
  • Hoe ben je in aanraking gekomen met onze organisatie?
  • Wat zijn jouw verwachtingen ten aanzien van dit vrijwilligerswerk en deze functie?
  • Naar wat voor taken gaat jouw voorkeur uit? – bestuurlijke taken – organisatietaken – uitvoerende taken
  • Heb je ervaring als vrijwilliger? Zo ja, welke?
  • Waar ben je goed in, wat zijn jouw talenten?
  • Welke opleidingen heb je gevolgd?
  • Heb je werkervaring? Zo ja, welke?
  • Zijn er bepaalde zaken die je graag wilt leren in deze functie?
  • Wat zijn jouw hobby’s en vrije tijdsbesteding?
  • Hoeveel uur (per week) ben je beschikbaar?
  • Wil je éénmalig aan de slag – een bepaalde periode (b.v. 3 maanden) – of langere tijd
  • Wanneer ben je beschikbaar: o wekelijks … uur op maandag / dinsdag / woensdag / donderdag / vrijdag / zaterdag / zondag o maandelijks … uur op maandag / dinsdag / woensdag / donderdag / vrijdag / zaterdag / zondag o incidenteel, op basis van afroep
  • Wat vind jij belangrijk als je bij ons aan de slag gaat?

Zijn er nog bepaalde zaken waar wij rekening mee moeten houden (ten aanzien van gezondheid, mobiliteit, werkplek e.d.)?

Voortgangsgesprek

Het gesprek aan het eind van de proefperiode en het evaluatiegesprek zijn één-op-één-gesprekken. Je kunt ook met een groep vrijwilligers in gesprek gaan. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersraad waarvoor je enkele vrijwilligers selecteert als afgevaardigden van het gehele korps. Dit is vooral voor grote stichtingen en verenigingen van belang. Of organiseer informele bijeenkomsten (bijvoorbeeld een borrel of uitje) en informeer daar bij de vrijwilligers hoe zij zich voelen. Zulke bijeenkomsten bevorderen bovendien de onderlinge binding. Ook kun je overwegen in hoeverre je vrijwilligers inspraak in de besluitvorming wilt geven. Bij een vereniging is dit geborgd door de algemene ledenvergadering.

Dit format kun je gebruiken voor een gesprek aan het eind van de proefperiode. Je kunt het ook gebruiken voor een periodieke evaluatie, het zogenaamde voortgangsgesprek.

Een format

Keuze:
A. Einde Proefperiode

  1. Functioneringsgesprek

Naam vrijwilliger:

Datum:

Naam contactpersoon :

Zijn de activiteiten naar verwachting?

Hoe vind je de begeleiding/samenwerking door/met de andere vrijwilligers?

Word je voldoende geïnformeerd over alles wat betrekking heeft op je activiteit?

Welke problemen heb je ervaren in je taakuitoefening en kun je eventueel voorstellen tot verbetering geven? Zijn er wijzigingen in de eerder gemaakte afspraken?

Wat heb je geleerd in de afgelopen periode?

  • Kennis van:
  • Vaardigheden opgedaan met:

Datum volgende gesprek:

Heb je suggesties, op- en/of aanmerkingen op het vrijwilligerswerk binnen organisatie x?

Handtekening coördinator Handtekening vrijwilliger

Exitgesprek

Vrijwilligers blijven natuurlijk niet eeuwig bij uw organisatie. Hopelijk is alles goed verlopen en heeft een vertrekkende vrijwilliger een nieuwe uitdaging gevonden, of zelfs een betaalde baan! Je doet er in elk geval goed aan om naast de praktische zaken, zoals het inleveren van sleutels, een exitgesprek met hem of haar te houden. Daarin kun je polsen naar de ervaringen van de vrijwilliger in jouw organisatie. Wie weet levert dat belangrijke verbeterpunten op.

Een format

Naam vrijwilliger:

Datum eerste (werk)dag:

Datum laatste (werk)dag:

Vrijwilliger bij:

Aantal uren per week/maand:

Met betrekking tot taken en organisatie Hoe waren de uitgevoerde taken voor wat betreft:

  • afwisseling: slecht – redelijk – voldoende – goed
  • uitdaging: slecht – redelijk – voldoende – goed
  • aansluiting op uw interesses: slecht – redelijk – voldoende – goed

Welke verandering of verbetering zou u in de vrijwilligerstaken wenselijk vinden?

Wat vond u prettig aan het werken bij onze organisatie?

Wat vond u niet prettig aan het werken bij onze organisatie?

Hoe was de relatie met andere vrijwilligers?

Hoe was de relatie met de beroepskrachten?

Hoe was de begeleiding / ondersteuning?

Bestond er duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden?

Ja / nee, want

Had je voldoende inbreng in uw takenpakket?

Ja / nee, want

Had u voldoende inbreng in het beleid van de organisatie? Heeft u nog ideeën of suggesties voor onze organisatie?

Motieven voor vertrek

Welke van de volgende motieven spelen een rol bij uw vertrek:

  • persoonlijke omstandigheden als woon-/werksituatie, gezondheid:
  • negatieve kanten van de functie:
  • aantrekkelijkheid van andere vrijwilligerstaken:
  • andere motieven:
  • Kunt u uw motief toelichten?

Zou u anderen aanraden om als vrijwilliger bij onze organisatie te gaan werken? Ja / nee, want

Organisatorische afronding

  • Zijn alle collega’s op de hoogte van uw vertrek? Ja / nee, want
  • Zijn eventuele samenwerkingspartners op de hoogte van uw vertrek? Ja / nee, want
  • Zijn al uw werkzaamheden overgedragen? Ja / nee, want
  • Heeft u nog eigendommen van de organisatie in uw bezit? Ja / nee
  • Inleverdatum laatste eigendommen van de organisatie:

Afronding

Waaraan denkt u met plezier nog eens terug?

Relevante evenementen

Sociale veiligheid

4 april | 14:00 - 16:00

Projectplan schrijven

11 april | 10:00 - 12:30

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!