Beleid maken

Wat is beleid

Om de voordelen te weten van helder beleid is het zaak om eerst te weten wat er nu precies verstaan moet worden onder ‘beleid”. Wat is dat? Wie maakt het of beter gezegd; “hoe maak je het? En is het dan beton gegoten of mag je het ook aanpassen?

Beleid is niets anders dan de manier waarop je als bestuur van een vereniging of stichting denkt de doelen te realiseren en dat in een bepaalde periode. Daarbij is het van belang om ook duidelijk aan te geven met welke middelen – denk aan financiën, menskracht en materieel – en ook de wijze waarop je die doelen denkt te gaan realiseren. Ook is het aan te bevelen om dit zo efficiënt en effectief mogelijk te doen.

Wees zo realistisch mogelijk

Dromen mag je daarbij best hebben – en wellicht helpt dat bij het nadenken over het gewenste beleid – maar voor het moment dat je het beleid schrijft, ben je zo realistisch mogelijk en zeker voor de korte termijn. Het is een inschatting, want niemand kan in de toekomst kijken en met 100% zekerheid aangeven wat er exact over een 1 jaar gebeurt, laat staan over 5 of 10 jaar.

Die inschatting zet je op papier en dan als het een jaar betreft, is het je jaarplan gekoppeld aan je jaarbegroting. Dat doe je in begrijpelijk taalgebruik met concrete doelen en met draagvlak onder de leden / vrijwilligers en waar nodig ook onder de externe stakeholders. Het heeft bijvoorbeeld geen zin als je organisatie zwaar leunt op de gemeentelijke subsidiegever. dat je beleid gaat ontwikkelen en uitvoeren dat haaks staat op wat deze van jou als organisatie verwacht. Je hebt in dit geval de gemeente nodig want anders heb je geen geld en houdt het op. Vooraf afstemmen is dan zeer aan te bevelen.

De voordelen van helder beleid

• Het geeft richting
  Het geeft richting aan het bestuur en de vrijwilligers / werknemers aan hoe ze moeten handelen. Wat doe je wel en wat doe niet en als er ook nog een prioriteitenlijst is, geeft het ook nog eens aan wat als eerste moet gebeuren en wat pas daarna volgt.
• Alle neuzen dezelfde kant op
  Als iedereen het eens is over de uitgezette koers – en als het goed is heeft men daar zelf ook aan meegewerkt – dan is het fijn dat de neuzen dezelfde kant op staan. Je kan immers nog zoveel voornemens op papier zetten, maar als de cultuur er niet naar is en de mensen willen niet? Dan wordt het erg lastig om je doelen te bereiken en loop je het risico dat de organisatie inefficiënt wordt. Men mag elkaar dus best aanspreken op gedrag wat niet past binnen die uitgezette koers. Als bestuur let je daar scherp op.
• Wederzijdse verwachtingen zijn duidelijk
  Het voorgaande maakt duidelijk dat de wederzijdse verwachtingen van elkaar helder dienen zijn: iedereen zet zich voor hetzelfde doel in. De vrijwilligers zullen dat in verschillende maten doen – een en ander hangt natuurlijk af van de beschikbare tijd en de te leveren bijdrage – maar men snapt en begrijpt elkaar als het gaat om de koers en de gewenste inzet ten behoeve van de organisatie.
• Het is een richtlijn voor de financiën, e.d.

De uitgezette koers, het heldere beleid, is ook een richtlijn voor deelgebieden als financiën, huisvesting, locatie, werven van bepaalde vrijwilligers, het noodzakelijke bestuursmodel enz. Het maakt het voor het bestuur dus makkelijker om op basis van het vastgestelde beleid keuzes te maken. Wat haaks staat op het eigen beleid doe je niet. Tenminste als er geen dringende, onvoorziene reden daartoe is.

• Duidelijke verbinding met de externe stakeholders.
  Het zorgt ook voor een duidelijke verbinding met de externe stakeholders. De stakeholders kunnen bijvoorbeeld een gemeente als subsidiegever zijn maar ook sponsoren, fondsen, mogelijke nieuwe leden of vrijwilligers, of andere partijen waar je mee samen werkt of in de nabije toekomst wilt werken.
  Het zorgt voor een duidelijke positionering in de maatschappij.

Voorkom zwalkend beleid

Het mag duidelijk zijn dat zwalkend beleid in de zin van het ene jaar doe je dit en het andere jaar doe je iets anders tot vaagheid en uiteindelijk tot onbekendheid bij het publiek leidt. Waar sta je nu voor, wat doe je precies e.d.? Het kost dan veel moete om de ‘hearts and minds’ terug te winnen. Blijf daarom dan ook altijd bij de kern van je bestaan, het wezen wat je als organisatie bent. En lees nog regelmatig de doelstelling in de eigen ‘grondwet’ ofwel de statuten er nog eens op na.

Strategisch plannen

Zoals uit het voorgaande blijkt is het een opbouw in termijnen gericht op het trachten te realiseren van je visie. Ieder deel is dus niet een op zichzelf losstaande periode waarna er weer van voren af aan begonnen wordt alsof er een nieuw moment 0 is. Integendeel! Het is juist zaak om de korte, middellange en de lange termijn juist goed op elkaar af te stemmen. Doe je dat als bestuur dan ben je strategisch aan het plannen.

Wat is strategie

Strategie is de route bepalen, de weg naar jouw succes. Je beschrijft wat je gaat doen, hoe je dat gaat doen en wat je daarvoor nodig hebt aan mensen, middelen en tijd. Maak je strategie concreet en behapbaar, zodat het richting, focus en structuur geeft.

Een echte strategie is als je vanuit de stip op de horizon, de lange termijn van 10 jaar, redeneert naar het moment waar je als organisatie nu staat. Je verdeelt de doelstellingen en subdoelstellingen met de bijbehorende acties in lange, middellange en kortetermijndoelstellingen. Dat vraagt het nodige aan denkkracht en inzicht in wat er in de wereld om je heen gebeurt en welke impact dat oplevert alsmede een onderverdeling in verschillende tijdsfasen.

En als je doelstellingen eerder kunt bereiken dan haal je ze natuurlijk naar voren. Zo ben je als bestuur ook tactisch goed bezig.

Voorbeeld
Je wilt als actief watersporter van een nu nog in Nederland onbekende roeisport over 10 jaar dat iedere roeivereniging deze nieuwe tak van sport beoefent – er zijn er 40 – en dat er deelname aan een Europees kampioenschap is. Nederland scoort daarin hoog. Wat ga je en in welke termijnen doen?

Korte termijn:

• Binnen de eigen vereniging is een clubje mensen dat enthousiast is. Het bestuur ondersteunt het initiatief en ziet de toegevoegde waarde van iets nieuws met name onder de jeugd en draagt dat ook uit.
• Het clubje enthousiastelingen wordt een door het bestuur ingestelde commissie.
• De vereniging regelt (huurt, koopt 2^e hands of leent) een geschikte boot en het groepje enthousiastelingen gaat er flink mee sporten.
• Er is een communicatieplan opgesteld en er worden structureel leuke filmpjes en andere bijdragen via social media gedeeld. Binnen de vereniging wordt nieuwsgierigheid en bekendheid gecreëerd.
• Het bestuur ondersteunt het initiatief volmondig en neemt een post in de begroting op waardoor enkele boten gekocht kunnen worden. Bestuur en ALV zijn akkoord.
• Er wordt alvast 1 gloednieuwe boot aangeschaft.

Middellange termijn:

• Er is een landelijke vereniging opgericht waar alle roeiverenigingen bij zijn aangesloten. De landelijke vereniging zorgt voor kennis, kunde en trainingsfaciliteiten en faciliteert de leden met het opstarten en beoefenen van deze nieuwe sport.
• De eigen vereniging heeft inmiddels meerdere boten aangeschaft waar flink mee gesport wordt.
• De aangesloten verenigingen maken onderling gebruik van elkaars boten en worden er verschillende regionale competities georganiseerd.
• Het streven is dat iedere vereniging 1 of meerdere boten heeft
• Er is een aantal sponsoren en fondsen bereid gevonden om het vereiste bedrag te investeren in trainingsfaciliteiten en aanschaf van boten
• Er is een groeiende bekendheid in Nederland over de nieuwe sport

Lange termijn:

• Iedere roeivereniging kent de sport, heeft geschikte boten en beoefent deze sport actief
• Er is een landlelijke draaiende competitie waarin iedere roeivereniging met een eigen team participeert en waarvan de top 3 deelneemt aan het EK
• Nederland eindigt in de top 3 op Europees niveau

De beleidscyclus

Daar waar je van de ene fase in de andere fase overgaat, doe je dat niet zonder terug te kijken en te leren van het verleden en het heden. Wat ging fout, wat kan beter, wat moet anders en hoe kon het zo gaan als het ging?

Ieder beleid heeft een startdatum. Als kersvers net verkozen bestuur binnen je vereniging heb je een ambitieus door de leden goedgekeurd beleidsplan, maar je doet er verstandig aan regelmatig te meten of je goed onderweg bent. Onverlet het feit dat zaken uit het verleden gewoon door kunnen lopen. Niets is in beton gegoten. Dus je kunt wel mooie plannen maken, maar bijstellen en daar zeker oog, de wil en de bereidheid voor hebben is van groot belang wil je niet op een dood spoor terechtkomen.

Meet halverwege in ieder geval

Je maakt een beleidsplan, een jaarplan voor het komende kalenderjaar en halverwege het jaar maak je als bestuur de tussentijdse stand van zaken m.b.t. de uitvoering van je activiteiten op. Je evalueert en stelt bij, past aan wat nodig is en vervolgens ga je verder. Op die manier ben je continu het eigen beleid aan het verversen. We noemen dit de cyclus van beleid.

Zie het als het schip dat bezig is met de oversteek: het kan tijdelijk langzamer gaan varen, haar koers verleggen omdat er een forse storm opsteekt en wellicht een andere haven inlopen wat niet gepland was maar daarna haar reis weer voortzetten, zodat zij uiteindelijk de haven van Ney York binnenloopt. Wellicht heeft het langer geduurd dan oorspronkelijk bedoeld, zijn er situaties geweest die niet voorzien konden worden maar zij heeft erop geanticipeerd en op het eind meert ze veilig in de haven van bestemming af.