Statuten

Voor de oprichting van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of een stichting heb je een akte van de notaris nodig. Met deze akte wordt verklaard dat de stichting in het leven is geroepen. Lees hier alles over notariële akten. Zie ook (https://www.knb.nl/de-notaris/notariele-akte)

Statuten zijn bepalingen en grondregels die ten grondslag liggen aan een organisatie. De statuten moeten bij een notaris worden vastgelegd. De notaris stelt een oprichtingsakte op, met daarin de statuten. Vervolgens worden de statuten gedeponeerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Het huishoudelijk reglement, is ook een verzameling van regels is bij (onder meer) verenigingen. Deze regels ondersteunen meestal de statuten. Voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement hoef je ook niet naar de notaris, zoals dat voor wijziging van de statuten wel moet. Vaak wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.

In de statuten staan in ieder geval de volgende onderwerpen ofwel de minimumeisen:

1. De volledige naam van de rechtspersoon. Indien het een stichting is, zal de naam het woord “stichting” moeten bevatten.
2. Het doel van de stichting / vereniging
3. De wijze van benoeming en ontslag bestuurders
4. Een belet- en ontstentenisregeling voor het geval alle bestuurders belet of ontstent zijn (NB het betreft hier een eis op basis van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen, WBTR. De WBTR is op 1 juli 2021 in werking getreden).
5. De gemeente in Nederland waar de stichting/vereniging haar zetel heeft
6. De bestemming van het batig saldo na vereffening van de stichting/vereniging bij ontbinding of de wijze waarop de bestemming wordt vastgesteld.

Aanvullend voor de vereniging:

1. De verplichtingen van de leden tegenover de vereniging of de wijze waarop de verplichtingen kunnen worden opgelegd. Denk b.v. aan de contributie die je als lid verschuldigd bent
2. De wijze van bijeenroeping van de algemene vergadering. (In de volksmond ook wel “Algemene Ledenvergadering”, ALV genoemd)

Extra zaken in de statuten

Naast de wettelijk verplichte zaken kun je nog andere zaken laten opnemen in de statuten. Ook die worden dan vaststaande regels. Bijvoorbeeld, hoe besluit je als bestuur indien er sprake is van een tegenstrijdig belang bij een lid of enkele leden of het gehele bestuur. En ook niet geheel onbelangrijk en echt een aanrader is het opnemen van de mogelijkheid om ook digitaal / online te vergaderen als ALV en Bestuur.

Neem in ieder geval in de statuten die zaken op die van groot belang zijn voor het goed laten draaien van de organisatie. Je kunt dan naast de hierboven genoemde twee voorbeelden aan de volgende zaken denken:

Voor verenigingen

• Het toelaten van een lid tot de vereniging. (Wordt er niets bepaald, dan beslist het bestuur, al kan de algemene vergadering een negatieve beslissing terugdraaien.)
• Het opzeggen van een lidmaatschap door de vereniging.
• Het verbinden van voorwaarden aan het lidmaatschap
• Vaststelling van de groep personen die tot bestuurslid kunnen worden benoemd.
• Het uitbrengen van meer stemmen door bepaalde leden tijdens de algemene ledenvergadering.

Voor stichtingen:

• Het toekennen van vertegenwoordigingsbevoegdheid aan één of meer bestuurders (in plaats van aan het gehele bestuur samen) of aan een ander – bijvoorbeeld een directeur – dan een bestuurder.
• Statutenwijziging mogelijk maken. Dit moet dan direct in de eerste versie van de statuten worden opgenomen. Gebeurt dat niet, dan is wijziging niet mogelijk zonder een gang naar de rechter.

Let wel: het veranderen van statuten kost geld. Dus neem in de statuten alleen die zaken op die van groot belang zijn voor het goede reilen en zeilen van de organisatie.

Wijzigen van statuten

Het is verstandig om bij het opstellen van de statuten naar volledigheid te streven. Dan bestaat wel het gevaar dat je te gedetailleerd te werk gaat, zodat je de statuten op zeker moment moet gaan wijzigen. En dat kost geld! Als de statuten zijn vastgelegd in een notariële akte, moet je namelijk ook de statutenwijziging in een nieuwe notariële akte laten vastleggen; en doorgeven aan de Kamer van Koophandel.

Stichting

Over het algemeen beslist binnen een stichting het bestuur over een statutenwijziging, tenzij in de statuten is opgenomen dat er nog andere instanties bij moeten worden betrokken. Dat kan bijvoorbeeld een Raad van Toezicht zijn. Als je wilt dat de statuten van jouw stichting gewijzigd kunnen worden, dien je daarnaast in die statuten op te nemen op welke wijze dat kan. Doet je dat niet, dan kan een rechter desgevraagd door de oprichter, het bestuur of het Openbaar Ministerie (OM) beslissen over het al dan niet toestaan van wijzigingen; ook dat kost geld!

Vereniging

Binnen een vereniging beslist de Algemene Ledenvergadering over een statutenwijziging. Ook hier geldt dat andere bij een statutenwijziging betrokken instanties in de statuten moeten worden vermeld. In principe moet de Algemene Ledenvergadering een statutenwijziging aannemen met een tweederdemeerderheid. Je kunt in de statuten echter een bepaling laten opnemen over het aantal leden dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn voor een geldig besluit over een statutenwijziging.