Stappen om een stichting of vereniging op te richten

Stappenplan

Nadat je de keuze hebt gemaakt tussen een stichting of vereniging, is het tijd om het juridische traject in te gaan. Hoe gaat dat in zijn werk? Daar geven we in dit hoofdstuk antwoord op aan de hand van negen stappen.

Stap 1: Bepaal de naam
Bedenk een unieke naam voor je stichting, controleer via www.kvk.nl (scroll naar beneden voor de ‘zoektool’) of de naam al bestaat. Het mag ook niet lijken op een bestaande stichting of bedrijf. Bij een stichting moet altijd het woord stichting in de officiële naam. Ga ook alvast na of er een domeinnaam beschikbaar is. Wil je meer lezen over wat er komt kijken bij het verzinnen van een naam? Neem een kijkje op www.stichting.nl/een-naam-bedenken/.

Stap 2: Bepaal de doelstellingen, doelgroep en activiteiten.

Doelstellingen en doelgroep
Wat is het doel van de stichting? De stichting mag geen winstoogmerk hebben. De doelstellingen komen in de statuten te staan. Zorg ervoor dat je deze statutaire doelstelling ruim opstelt. Anders beperkt het je later misschien in de uitvoering of bij het aanvragen van financiering. We geven twee voorbeelden: het behartigen van de belangen van de Hindoestaanse gemeenschap in Den Haag. Of het opkomen voor de rechten van de vrouwen in Den Haag.

Activiteiten
Hoe wil je de doelstellingen gaan bereiken? Bijvoorbeeld door het organiseren van evenementen of trainingen. Of door het inzetten van vrijwilligers die de doelgroep gaan ondersteunen.

Stap 3: Financiële middelen
Hoe wil je de activiteiten gaan bekostigen? Ga je werken met vrijwilligers? Wil je aanspraak maken op subsidies? Je ontkomt er niet aan hier al over na te denken.

Stap 4: Kies het bestuur.
In principe vorm je een bestuur met minimaal drie bestuursleden. Officieel kun je een stichting al met een bestuurder oprichten. Maar in de praktijk is het voor veel subsidieverleners een voorwaarde dat je met meer bestuursleden het bestuur vormt. Pas ook op met het aanstellen van familieleden in het bestuur.

Stap 5: Stel statuten en een huishoudelijk reglement op.
Dit is ook de plek waar je noteert waar de stichting of vereniging is gevestigd, oftewel de statutaire zetel. Lees hier meer over in het hoofdstuk statuten. Ook is dit het moment om het huishoudelijk reglement op te stellen. Lees verder in hoofdstuk huishoudelijk reglement.

Stap 6: Kies een rechtsvorm.
Voor vrijwilligersorganisaties is de stichting of vereniging de meest voorkomende rechtsvorm.

Stap 7: Vind een notaris.
Een stichting kan alleen worden opgericht met een notariële akte of bij testament. Voor de akte moet je naar de notaris. We raden aan eerst een aantal notarissen om een offerte te vragen. Denk hierbij aan een bedrag van rond de €500,- voor de oprichting van een vereniging of stichting (in 2022).

Stap 8: Inschrijven bij de KVK.
Iedere vereniging of stichting moet zich inschrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Ben je zover om de stichting in te schrijven? Op de website van het KVK vind je een formulier inschrijving van een nieuwe vereniging of stichting.

De bestuursleden schrijf je ook in. Let op: de gegevens die in het Handelsregister staan moeten actueel zijn. Denk aan het inschrijven en uitschrijven van bestuursleden in het handelsregister. Dit is meestal een taak voor de secretaris.

Stap 9: UBO Register
De Kamer van Koophandel heeft ook nog het UBO-register. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Hier schrijf je de leden van het bestuur in, omdat die in de categorie ‘hoger leidinggevenden’ vallen. Inschrijving in het UBO-register is wettelijk verplicht.
Zie verder:  Moet je organisatie UBO-opgave doen? (kvk.nl).