Werven van bestuurders

Elk bestuur heeft van tijd tot tijd nieuwe mensen nodig. Bijvoorbeeld omdat de organisatie groeit en er meer bestuurswerk is. Of omdat zittende bestuursleden maar voor een beperkte tijd zijn gekozen en de tijd daar is om te vervangen.

Bestuurswisselingen zijn er in gradaties: van een functieruil tussen twee bestuursleden tot het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment verschilt. Kort na de algemene vergadering (gangbaar bij verenigingen) of tussentijds (gangbaar bij stichtingen).

Het is een continu proces: Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkom je panieksituaties als er een bestuurslid opstapt.

Drempels voor een bestuursfunctie

• Besturen van een vereniging of stichting is lang niet altijd makkelijk. De verwachtingen zijn hoog, zowel vanuit de buitenwereld als vanuit de
• Mensen zien op tegen dagelijkse beslommeringen en verantwoordelijkheden van het besturen. Ze willen zich minder dan voorheen voor langere tijd aan het bestuur

Kijk dus hoe je het bestuur kunt flexibiliseren.

• Het vraagstuk van de aansprakelijkheid speelt bij een bestuursfunctie.
• Onbekendheid met de organisatie

Aandachtspunten bij het werven van bestuursleden

– Imago van jouw organisatie is bepalend.

Ook bij het werven van bestuurders ontkom je niet aan de vraag wat het imago is van jouw organisatie. De uitstraling van jouw vereniging of stichting en het bestuur bepalen in hoge mate de aantrekkingskracht voor nieuwe bestuurders. Is dit niet goed of twijfelen jullie?

Vraag het aan PEP.

• Welke ontwikkelingen maakt jouw organisatie tussen nu en de komende drie jaar door? Wat zijn de gevolgen hiervan op de kwaliteit en de kwantiteit van de samenstelling van het bestuur? Houd hier rekening mee, denk vooruit!

– Slimme taakverdeling en flexibiliseren van het bestuur

Voordat je de functie-omschrijving maakt: sta even stil hoe de taakverdeling nu is. Zit

iedereen wel op z’n plek? Besteden sommige bestuursleden onevenredig veel tijd aan hun bestuurstaken? Welke expertise/kennis missen jullie? Welke netwerken mis je?

Let op: het risico van een traditionele taakverdeling is dat sommige bestuurders teveel hooi op hun vork nemen of krijgen. Vooral de voorzitter en de secretaris steken vaak onevenredig veel tijd in hun bestuurswerk. Sta open voor een andere verdeling. En overweeg of deze ook door anderen gedaan kan worden. Doe vooral niet teveel uitvoering zelf.

Denk aan anders organiseren

Lean & mean: nadruk op de kernactiviteiten, met focus op kwaliteit van dienstverlening en standaardisatie van processsen.

Delen en verbinden: maak van besturen een gedeelde verantwoordelijkheid. Laat meer bij de vrijwilligers van de stichting/vereniging. Dit is ruimte geven en aanmoedigen.

Projecten maken, waardoor je meer inspeelt op tijdelijke inzet (wat meer vrijwilligers aanspreekt). B.v. herinrichten van het clubhuis; opzetten van een nieuwe activiteit.

Hulp hierbij? Vraag het aan PEP (070 302 44 44).

– Kan het in binnen een beperkt aantal uren?

Een bestuursfunctie kan in de loop der tijd flink uitgegroeid zijn in uren. Dan is het vrijwel onmogelijk om opvolging te vinden. Een richtlijn is dat het maximaal 4 uur per week kost. Dit betekent dat je het anders moet gaan organiseren. Denk aan bijvoorbeeld commissies. Dit heeft dus alles te maken met een slimme taakverdeling.

– Zorg voor evenwicht in het bestuur: bestuur als team! Zorg voor balans.

Er zijn in basis drie typen bestuurders:

De vernieuwer ( wil het anders, zoekt nieuwe netwerken, nieuwe doelgroepen, nieuwe activiteiten); de verbinder (bij elkaar brengen van mensen) en de versterker (beschermen het gedachtegoed en de tradities, gedreven om te versterken wat er al is en goed gaat).

Ideale combinatie: een balans van de verschillende typen. Met name een evenwicht tussen de versterkers en de vernieuwers. Deze worden in evenwicht gehouden door de verbinders.

Dit voorkomt vastgeroeste besturen, hollende besturen, vechtende besturen of te gezellige besturen.

– Is het bestuur aantrekkelijk?

En vrijwel niemand wil plaatsnemen in een bestuur dat vastgeroest en intern gericht lijkt te zijn. Let op: het kan best zijn dat uw eigen perceptie als bestuur anders is dan die van de buitenwereld. Maar het gaat er dus om hoe die buitenwereld naar u kijkt. Het is de moeite waard dat te onderzoeken en op basis van de uitkomsten actie te ondernemen.

Om dit te voorkomen is het belangrijk een evenwicht te hebben van versterkers, vernieuwers en verbinders. Een goede optie is om een bestuurscoach in te zetten.

Ook moet het leuk zijn en leuk gehouden worden. Daar moet altijd aandacht voor zijn. De crux van aantrekkelijk besturen is vooral ook: niet alles zelf doen. Kun je het anders organiseren, doe dit dan. Dan blijft er tijd over om contact te houden met de achterban. En dit biedt vaak weer kansen voor nieuwe bestuursleden en vrijwilligers.

Andere aandachtspunten: waardering; verbinding met de achterban; voldoende bestuurders; richten op de kerntaken; open voor hulp; omgevingsgericht.

– Aandacht voor diversiteit in het bestuur.

Zeker in Den Haag zijn veel verschillende culturen en binnen die culturen zijn ook verschillen. Houd rekening met de samenstelling van jouw wijk c.q. achterban. Variëteit in bestuurders zorgt voor een breder bereik en nieuwe perspectieven. Maak hier gebruik van, diversiteit biedt kansen.

Meer weten? https://pepdenhaag.nl/diversiteit

– Verjonging van het bestuur?

Vanuit PEP horen we vaak dat het bestuur graag verjonging wil. Maar besef wel dat een aantrekkelijk bestuur een absolute voorwaarde is.

Voor de generatie van 25 tot 35 jaar is een bestuurszetel een interessante toevoeging aan hun CV. Het geeft een toegang tot een interessant maatschappelijk netwerk. En goed voor de eigen persoonlijke ontwikkeling. PEP heeft de Leergang Managen en Besturen voor de basiskennis. En ook kan een bestuurscoach worden ingezet voor extra begeleiding.

– Slim vergaderen.

Probeer het aantal vergaderingen te beperken. Lang niet iedereen vindt dit leuk, vooral jongeren zijn er geen fan van.

Worden er acties afgesproken? Nee? Waarom dan dit overleg?

Is er goede voorbereiding? (informatie van tevoren delen, stukken op tijd, e.d.)

Kan het anders? Inzet van b.v. what’s app, conference call, Google Drive documenten, online vergaderen. Slim plannen: voor of na activiteiten. Moet iedereen erbij zijn?

– Weet wat jullie te bieden hebben.

Geven jullie een vergoeding aan bestuurders?

Wat bieden jullie aan begeleiding/coaching van de nieuwe bestuurder? Wat bieden jullie aan cursussen en trainingen? (zie aanbod van PEP!!).

Valkuilen bij het werven

• Hoe langer je als bestuurder in functie bent geweest, hoe lastiger de opvolging wordt. Niet alleen kom je zelf misschien moeilijk los, ook is er zoveel historie en materiaal dat het eenvoudigweg teveel wordt.
  Twee tips: zorg voor een maximale zittingstermijn van 6 tot 8 jaar en houd je daar ook aan. En concentreer de overdracht op wat de afgelopen twee jaar cruciaal is geweest en vooral op wat er de komende tijd gaat
• Hoe sterker je betrokken bent, hoe meer je verwacht van de volgende generatie. Veel bevlogen bestuurders gaan ervan uit dat iedereen er hetzelfde inzit als zij. Ze zijn dan teleurgesteld of zelfs rancuneus als blijkt dat de nieuwe bestuurders heel anders met het werk en hun/ erfenis’ Probeer het los te laten, anders betekent niet per definitie slechter.
• Te laat begonnen met werven, waardoor de tijdsdruk hoog is. Dan stapt er nog iemand op en is de nood ineens heel hoog.
  De enige optie lijkt ‘als er geen nieuw bestuurslid bij komt, dan stoppen we ermee’.
  Dit noemen we de ‘zinkend schip methode’. Eigenlijk kun je het dan wel vergeten, want niemand stapt graag op een zinkend schip.
• Zorg voor een goede overdracht, waarbij het oude en het nieuwe bestuur bij elkaar

Motivaties van nieuwe bestuursleden – ken ze!

– Specifiek voor bestuurders kunnen volgende motieven belangrijk zijn:

Betrokkenheid bij de missie van jouw organisatie.

Ze vinden het belangrijk dat deze stichting of vereniging bestaat.

Hebben betrokkenheid bij de doelgroep waarvoor de stichting of vereniging actief is. Geven tijd als duidelijk is wat ze ervoor terug krijgen.

Er zijn leuke, interessante en leerzame dingen te doen.

Toegang tot een (groot) netwerk.

Inbreng hebben, gehoord worden.

Interessante toevoeging aan het CV (m.n. voor jongeren).

Speel hierop in.

Hoe ga je werven

– Geef voldoende aandacht aan de ‘vooraf- zaken.

Je weet welke type bestuurder je nodig hebt voor de balans in het bestuur. Je zorgt voor een beperkt aantal uren.

Het is bekend voor welke taken jullie iemand zoeken. Het is bekend wat jullie te bieden hebben.

Jullie hebben goed nagedacht hoe je een nieuwe bestuurder aanspreekt op motivatie.

– Interne en/of externe werving

Denk ook aan interne werving. Het voordeel is dat deze kandidaten de organisatie al kennen en één of meer vormen van betrokkenheid hebben. Ook kent u de mogelijke kandidaten al.

Bij externe werving kun je veel breder op zoek gaan naar de gewenste expertise, vaardigheden en netwerken. Dit kan helpen om vernieuwing en uitbreiding in het bestuur te krijgen. Daarnaast spreek je mensen ook aan op het besturen zelf als interessante klus, hun eerste betrokkenheid zit op de activiteit van besturen

– Maak een duidelijk functieprofiel en goede wervingsboodschap.

Zie hiervoor bij https://pepdenhaag.nl/werven-van-vrijwilligers

Extra aandacht bij bestuursfuncties:

Duidelijk aangeven wat de visie, missie en kernwaarden van jouw organisatie zijn. Wat is de koers van de organisatie. En wat kan hij/zij daaraan bijdragen?

Geef aan wat voor soort bestuur jullie zijn (uitvoerend, toezichthoudend e.d.) Waarom zoeken jullie een nieuwe bestuurder?

Wat voor type bestuurder zoeken jullie en waarom. Welke kennis en vaardigheden vraag je.

Hoeveel tijdsinvestering vraagt het (max. 4 uur/week!). Welke netwerken brengt hij/zij mee.

En vooral ook: wat bieden jullie!

Goede begeleiding.

Cursussen en trainingen (via PEP). Toegang tot een groot netwerk

– Inzetten van je professionele netwerk

Denk er bij het werven van bestuurders aan om het uit te zetten in je eigen (professionele) netwerk Bijvoorbeeld op LinkedIn. Maar ook kan het zijn dat sommige collega-bestuurders toe zijn aan een nieuwe uitdaging of hebben zij kandidaten in hun netwerk.

Gebruik hiervoor de netwerken van alle bestuursleden.

– Netwerken

Ga naar bijeenkomsten e.d. en vraag het. Het persoonlijk vragen is nog steeds het meest succesvol. Of vraag of zij misschien iemand kennen (via via).

– Vacature op je eigen website

Plaats de vacature altijd op je eigen website, liefst op de homepage. En communiceer het in de eigen social media kanalen.

– Digitale vacaturebank Den Haag Doet en Volunteer The Hague

Zet de vacature altijd op Den Haag Doet. Hier krijgen bestuursfuncties regelmatig extra promotie.

Staan jullie open voor Engelstalige bestuurders? Kijk dan op www.volunteerthehague.nl

– Andere communicatiemiddelen en – kanalen

De inzet van de verschillende communicatiemiddelen en – kanalen is erg afhankelijk van wie je zoekt. Wil je vooral jongeren? Die vind je vooral op Instagram. En mogelijk kun je het via scholen proberen. Wil je meer bestuurders met een migratie-achtergrond: kijk dan naar onze tips voor het ‘Werven van migranten vrijwilligers’.

– Lukt het niet?

Trek dan aan de bel bij PEP. Het vinden van nieuwe bestuursleden is soms echt heel moeilijk. En soms prik je er zelf niet doorheen waarom het niet wil lukken.

Kijk dit filmpje over Tips bij het werven van bestuursleden:
https://www.youtube.com/watch?v=VNcEB25LDG8&t=27s