Onze levens worden steeds voller. Als werknemers wordt er van ons verlangd dat we een leven lang leren, ouders dienen steeds meer te helpen bij schoolactiviteiten en de overheid verlangt van burgers dat we steeds meer participeren. We worden opgeroepen om zorg dragen voor onze naasten en onze omgeving. Ondanks onze volle agenda’s, helpen we in de sportkantine waar onze kinderen actief zijn of doen we even een boodschapje voor een hulpbehoevende buurman. Hoe maken we tijd om deze participatiemaatschappij te realiseren?
Een participerende samenleving is een rijke samenleving. Want als iedereen meedoet, kunnen we een maatschappij creëren waarin ieder het beste uit zichzelf kan halen. Willen we deze civil society vitaal, dynamisch en vooral vernieuwend houden, zullen we op zoek moeten gaan naar nieuwe vormen die recht doen aan datgene wat we nodig hebben; tijd.
Efficiëntie en flexibiliteit zijn hier sleutelwoorden. Zo ook van de talrijke vrijwillige besturen die ons land rijk is mogen we, nee, móeten we dat verwachten. Want deze mensen zetten zich vaak tien tot twintig uur in voor hun organisatie, sportclub, buurthuis en de kwetsbare burger. Zij doen dat met hart voor de zaak, de stad en de samenleving. Maar wat als deze energieke vrijwillige bestuursleden overbevraagd worden, of er mee ophouden om meer tijd voor zichzelf te nemen?
Zaak is dus om besturen efficiënt in te richten, zodat enkele uren (specialistische) inzet voldoende zijn. Maar hoe doet u dat? Hoe zorgt u ervoor dat bepaalde doelstellingen behaald worden met een minimum aan tijd, frustraties, middelen en mensen? Ik beschik uiteraard niet over de kip met de gouden eieren, maar durf hier toch een voorzet te doen vanuit mijn eigen ervaringen:
Waarom zou u zich als bestuurslid niet láten besturen? Moet u echt alle strategieën, beleidsplannen, innovatieve voorstellen en dergelijke zelf uitwerken, of kunt u dat uit handen geven? Misschien zit er binnen de organisatie wel iemand die hier expert in is vanuit diens werkervaring. Zou het niet efficiënter zijn om bijvoorbeeld op projectbasis een vrijwilliger met specifieke deskundigheid te laten invliegen? Bestuurslid, durf hiernaar te vragen!
Of laat uzelf begeleiden door een expert op het gebied van besturen. PEP heeft een aantal vrijwillige coaches getraind die u kosteloos kunnen helpen. Kijk hier of u in aanmerking komt: doe de vitaliteitsscan
Een bestuurslid moet taken uit handen durven geven.
Dat brengt me bij mijn tweede punt: Moet u alle beslissingen en initiatieven zelf nemen? Kunt u niet werken in commissies van vrijwilligers die via democratische besluitvorming het bestuur voeden met de ideeën die nodig zijn om uitdagingen aan te gaan? Dit scheelt enorm veel brainstormsessie en slapeloze nachten, maar draagt wel bij aan draagvlak voor de ideeën, want ook de creatie van draagvlak – zeker bij een top-down gedachte – kan best veel tijd in beslag nemen. Wie weet voelen uw vrijwilligers hier wel iets voor? Ook hier moet u als bestuurslid uw taak uit handen durven geven en deze vrijwilligers hiervoor vragen.
En u zou een sub-bestuur kunnen instellen. Dit heeft veel weg van mijn vorige punt, maar hier richt ik me expliciet op de bestuurlijke taken. Misschien kunt u onder het bestuur een informeel bestuur plaatsen dat wel operationeel mee nadenkt, maar geen juridische beslissingsbevoegdheid heeft. Of u kunt boven het bestuur een informele raad van toezicht benoemen die de toekomstige uitdagingen in kaart brengt en adviezen rapporteert aan het bestuur. Ik denk dat veel jongeren het leuk zouden vinden om meegenomen te worden in de wondere wereld van het besturen. Bestuurslid, vraag het ze!
Is het eigenlijk nodig dat een voorzitter altijd zelf de vergaderingen voorzit (en dus voorbereid), dat de secretaris de notulen opneemt en verwerkt en de penningmeester zelf de gehele boekhouding voor diens rekening neemt? Is het bijvoorbeeld niet handiger de kosten van een accountant te begroten, zodat de penningmeester controleur wordt? Of beter nog, is er geen bedrijf in de buurt dat dit in het kader van maatschappelijk betrokken ondernemen op zich wil nemen? Bestuurslid, vraag het!
En soms is niets doen simpelweg de beste oplossing. Zeker wanneer u als bestuurslid de neiging hebt om ook uitvoerende taken op u te nemen. Denkt u echt dat niemand die kapotte stoelen zal vervangen als u dat niet doet? Het duurt misschien wat langer en gaat misschien op een andere manier dan u in gedachten had, maar als de vrijwilligers in uw organisatie betrokken en gemotiveerd zijn, zullen zij met plezier het initiatief nemen. Dat kunt u dan weer belonen met een compliment wat de vrijwilliger weer voldoening geeft. Dan hoeft u niets te vragen, maar gewoon een keer nee tegen uzelf te zeggen.
Wat is uw tip om efficiënt te besturen?
Nu roep ik u wel de hele tijd op om te vragen, maar ik heb ook nog een vraag. Wat is uw gouden tip als het gaat om vernieuwend en efficiënt besturen? Reageer en laat het me weten!
