Samenstelling van het bestuur

Fase van het bestuur: oprichtingsfase of ‘rustig vaarwater’

Bij het samenstellen van je bestuur kun je een onderscheid maken tussen de oprichtingsfase en de fase waarin de organisatie in rustig vaarwater is gekomen. Als de stichting of vereniging al enige tijd bestaat is het zaak dat er beheerd en bestuurd wordt. In de oprichtingsfase het gaat om pionieren, bouwen, ontwikkelen en wellicht alles voor het eerst uitvinden. Bij beide fasen kun je goed verdedigen dat daar verschillende typen bestuurders bij horen en in de ideale situatie kun je daarover beschikken.

De praktijk is vaak anders en zijn diegenen die met de oprichting belast zijn, de pioniers, ook vaak de eerste bestuurders voor een of meerdere termijnen. Daar is niets mis mee, maar het geeft je wel een andere blik op de bestuurssamenstelling. Mensen die graag willen bouwen zijn wellicht niet diegenen die lang op het bestuurderspluche blijven zitten. Om frustraties en irritaties te voorkomen is het goed om een wisseling van de wacht bespreekbaar te maken. Duidelijkheid boven alles.

Verdeling van bestuurs-portefeuilles en professionalisering

Op het moment dat het bestuur gesetteld is en de vereniging of stichting structuur heeft, is ook de fase waarin er meer aandacht voor de invulling van de bestuurs-portefeuilles is. Wellicht zelfs een bepaalde mate van professionalisering waarmee bedoeld wordt dat op de diverse portefeuilles – je bestaat immers een bepaalde tijd en je hebt bijvoorbeeld een goed beeld van de gewenste bestuurs-portefeuilles – je ook deskundige inbreng wilt hebben.

Je wilt graag als penningmeester toch iemand die verstand heeft van financiën, voor communicatie/PR iemand die daar kennis en ervaring mee heeft en als secretaris een persoon met een goede pen en ga zo maar door. Daarnaast heb je de functies die je in ieder geval binnen je bestuur vervult wilt hebben en dat zijn: voorzitter , penningmeester en secretaris. Dat is toch wel de basis, de harde kern binnen het bestuur. Andere bestuursportefeuilles kunnen zijn: Communicatie, Sponsoring, Evenementen, Vicevoorzitter, Opleidingen enz. enz. Het staat je overigens vrij om je bestuur zelf zo groot mogelijk maken als je wilt en die titels aan functies te geven die je passend vindt.

Diversiteit in het bestuur

Bij het inrichten van het bestuur gaat het niet alleen om de kwantiteit en de kwaliteit maar denk ook aan een begrip als diversiteit. Afhankelijk van de omgeving waarin je verkeert kan het heel relevant zijn om je bestuur daarvan een afspiegeling te laten zijn.

Diversiteit is uiteraard meer dan man/vrouw maar kan ook jong/oud, autochtoon/allochtoon, hoog/laagopgeleid enz. zijn.

Kan iedereen bestuurslid worden?

Uiteraard dient men als bestuurslid tijd en motivatie te hebben plus enige kennis – bestuurlijke ervaring is een pré – van het besturen van een rechtspersoon om goed te kunnen draaien.

Overigens mag je ook dubbelfuncties hebben, zoals de dubbelfunctie van penningmeester-secretaris die vaak voorkomt. Een vice-voorzitter is ook handig voor het geval de voorzitter belet of ontstent is. Denk aan de WBTR. Ook een minderjarige mag deel uitmaken van het bestuur.

Voor wat welke functie precies inhoudt, zie de bijlage. De functies binnen het bestuur en daarmee de taakverdeling leg je vast in de statuten. Een taakverdeling laat onverlet dat iedere bestuurder gehouden is tot een behoorlijke taakvervulling jegens de rechtspersoon. En dat er sprake is van collegiaal bestuur. Overigens lenen niet alle taken zich tot overdracht aan een bepaald bestuurslid maar blijven zij de verantwoordelijkheid van het alle bestuurders gezamenlijk. Denk bijvoorbeeld aan het financiële of het strategische beleid.

Minimumeisen

Een ander aspect van de ideale bestuurssamenstelling is dat je al dan niet statutair vastgesteld minimumeisen aan de door jou gewenste bestuurders mag stellen. Het is bijvoorbeeld logisch dat bij een beroepsvereniging de leden van het bestuur ook allemaal dat beroep uitoefenen. Wat niet wegneemt dat 1 of 2 of zelfs meer zetels opengesteld kunnen zijn voor buitenstaanders of bepaalde vakmensen die niets met het beroep te maken hebben, maar wel een input kunnen leveren die noodzakelijk wordt geacht. Het is zelfs zo dat een andere rechtspersoon een of meerdere bestuurszetels toebedeeld kan krijgen. Het hangt allemaal af wat je doelstelling is en op welke wijze je dat het beste gestructureerd en georganiseerd wilt aanpakken.

Je kunt denken aan bepaalde minimumeisen die je wilt stellen. Als voorbeeld is het ideaalplaatje dan waarbij we een onderscheid maken tussen de persoon zelf (wie is het en wat is zijn of haar achtergrond) en de competenties die de aspirant-bestuurder met zich mee moet brengen:

• Leeftijdgrens (18+ is normaal maar zoals geschreven; een minderjarige mag ook)
• Een goede naam en goede referenties
• Heeft geen strafblad
• Heeft geen schulden
• Staat niet onder bewind
• Beschikt over de kennis en kunde die nodig zijn
• Kan goed samenwerken en vult de nadere bestuursleden goed aan
• Kan goed met kritiek omgaan en verwerken
• Is loyaal aan de genomen besluiten en werkt mee aan de uitvoering
• Kan verantwoording afleggen en durft dat ook
• Beschikt over zelfreflectie
• Stelt het belang van de organisatie boven zijn eigen belang
• Heeft tijd, energie en motivatie om er wat van te maken
• Beschikt over humor
• Indien relevant: beschikt of verkrijgt zonder problemen een VOG
• Is integer
• …….

Bestaat de ideale bestuurder?

Let wel, de ideale bestuurder of het ideale bestuur is mooi om naar te streven maar vaak ben je al blij als je iemand hebt die er de tijd en moeite voor wilt nemen. Ga echter niet al te snel van je wensenlijstje af, maar denk ook na over de werving – een goede kandidaat vinden is soms echt jagen – en of een bestuursperiode altijd voor de volledige rit dient te zijn of dat iemand ook een half jaar bestuurder kan zijn. Je hebt in zo een geval als organisatie dan wel iemand aan boord die veel kan betekenen.