Wat mag je wel en wat mag je niet als bestuurder?

Bij het besturen van een stichting of vereniging is het natuurlijk niet zo dat je je als een alleenheerser kunt gedragen en dat je kunt en mag doen wat je wilt. Er zijn – niets voor niets zeggen wij – kaders/ grenzen waar je bij je bestuurlijk handelen rekening hebt te houden. Deze kaders zijn zowel formeel als informeel.

Het formele kader

De wet- en regelgeving, de eigen statuten en het huishoudelijk reglement vormen onderdeel van het formele kader.

De statuten

Via de statuten kunnen beperkingen worden opgelegd aan het bestuur. Bijvoorbeeld dat voor de koop van een pand of het garant staan voor een lening, of het sluiten van een overeenkomst boven een bepaald bedrag het bestuur dat alleen mag doen mits de ALV – in het geval van een vereniging – hiervoor vooraf goedkeuring geeft. Of dat bij een stichting vooraf de Raad van Toezicht goedkeuring geeft.

Huishoudelijk reglement

In het huishoudelijk reglement kun je alles regelen over de gang van zaken. De regels zijn aanvullend en kunnen niet in strijd zijn met de statuten. Het hoeft niet door de notaris te worden opgesteld.

Wet- en regelgeving

Het voorgaande laat onverlet dat er ook allerlei verplichtingen zijn die voortvloeien uit de wet- en regelgeving in Nederland. Denk bijvoorbeeld aan de privacywetgeving (AVG), de regels op het gebied van sociale zekerheid (waar je mee te maken krijgt als je personen in dienst hebt), of de impact van de Wet Bestuur Toezicht en rechtspersonen (WBTR). Niet voor niets wordt wel eens gezegd ‘dat iedere Nederlander zich aan de wet moet houden’ en dat ‘iedere Nederlander geacht wordt de wet te kennen’. Het mag dan gelijk duidelijk zijn dat dit dus voor een mens van vlees en bloed niet te doen is en dat is voor het bestuur niet anders. Het bestuur van een rechtspersoon verkeert in exact dezelfde situatie, maar dat neemt niet weg dat je wel alle moeite moet doen om bij de beslissingen die je neemt de regels te kennen en toe passen.

Jurisprudentie en Governance-code

Maar ook de uitleg door de rechter (jurisprudentie) inzake allerlei juridische geschillen over bijvoorbeeld de interpretatie van een statutaire bepaling is bepalend. En als je in een bepaalde sector actief bent – bijvoorbeeld de culturele sector – dan heb je ook te maken met een voor die sector opgestelde zogenaamde governance-code. Een dergelijke code schrijft je een aantal zaken voor die je geacht wordt als bestuur op te volgen. Maar waar je van mag afwijken en dan volgens het principe “pas toe of leg uit”. Dit principe betekent dat als je een bepaalde bepaling uit de code niet kunt/wilt toepassen omdat in jouw specifieke situatie het niet werkt of je hebt een andere, betere bepaling dan mag je er gemotiveerd van afwijken. Leg dat ook vast.

Beleidsplannen en begroting

Maar net zo formeel zijn de zelf opgelegde – en binnen een vereniging door de leden goedgekeurd – missie , visie, meerjarenplan en begroting. Die laatste zijn de eigen regels en je wordt er door de leden op afgerekend.

Het informele kader

De normen en waarden

Naast het formele heb je ook het zogenaamde informele kader. Het informele kader bestaat uit de normen en waarden en dus de cultuur binnen de organisatie. Je hebt met mensen te maken en hoe zij gewend zijn zich te gedragen. Dat kan een hele prettige zijn waarmee het als bestuur makkelijk schakelen is. Maar voor hetzelfde geld loop je tegen een betonnen muur aan.

Het politieke spel – ken alle interne en externe stakeholders

Daarnaast heb je nog het politieke spel. Dit speelt zeker binnen een vereniging met leden. Maar het speelt net zo goed binnen het bestuur. Het is natuurlijk geen spel waar je vrolijk van wordt. Maar het is wel van belang om de belangengroepen, de zogenaamde stakeholders intern en extern te kennen. Die hebben invloed op jouw handelen, vooraf maar ook achteraf. Probeer bijvoorbeeld maar een ALV te overtuigen, als de leden geen vertrouwen in het bestuur hebben vanwege zaken uit het verleden die niet goed gegaan waren. Het bestuur heeft toen bijvoorbeeld gelogen. Of er is een negatieve cultuur onder de vrijwilligers die moet veranderen wil je de door het bestuur gestelde doelstelling bereiken. Op allerlei niveaus zitten de stakeholders en zijn er belangen. Het is zaak om die te zien, te doorgronden en naar te handelen.

Wil je als bestuur binnen een vereniging meters maken dan is het wel zaak om je leden goed te kennen: waar zitten hun behoeften, welke verwachtingen hebben ze, hoe communiceer je met ze en hoe breng je de boodschap. Plompverloren een voorstel in een ALV gooien of wordt er eerst ruimschoots gepolderd, gemasseerd, afgestemd voordat je het in de ALV brengt? Voordat het moment zover is moet je dus weten hoe de hazen lopen en hoe je ze moet vangen. Idealiter weet je voordat de ALV begint of de leden je voorstel aannemen of niet. Is het laatste het geval ga dan heroverwegen, eventueel aanpassen en kom dan later terug met een aangepast voorstel.