Werven van vrijwilligers

Home/Gids voor vrijwilligersorganisaties/Vóórdat je gaat werven

Gids voor vrijwilligersorganisaties

Paragrafen

Vóórdat je gaat werven

Veel organisaties vinden het moeilijk om vrijwilligers te werven, en dat is het ook. Het is dan ook belangrijk dat je zorgt dat vooraf de zaken op orde zijn.

In de vrijwilligersreis (Expeditie Nieuwe Gezichten) zijn dit veelal ook de fricties. Want is jouw organisatie niet aantrekkelijk, dan haken de potentiële vrijwilligers snel af.

Wie gaat het doen – één contactpersoon

Veel organisaties – zeker die waar ook beroepskrachten werken – hebben een vrijwilligerscoördinator. Deze vervult een sleutelrol bij het werven, selecteren en behouden van de vrijwilligers. Hij of zij is de HR-professional voor vrijwilligers.

Ben je een kleine organisatie, dan heb je vaak geen vrijwilligerscoördinator, maar is het wel handig om dit bij een van de bestuursleden te beleggen. Zorg voor een vaste contactpersoon voor jouw potentiële vrijwilligers. Liefst iemand die enthousiast is en dit goed over kan brengen.

Zorg dat intern iedereen op de hoogte is.

Als je vrijwilligers gaat werven, zorg dan dat iedereen binnen jouw organisatie op de hoogte is. Dus dát jullie zoeken en voor welke taken/functies. En natuurlijk wie de vaste contactpersoon is.

Goede inventarisatie: wat is nodig?

Welke ondersteuning van vrijwilligers heb je nodig? Kan het in projecten? En houd het beperkt in aantal uren per week.

Alvorens je gaat werven, moet je weten wat er nodig is voor jouw organisatie. Maak een lijst van taken die gedaan moeten worden. En zorg ervoor dat je beperkt in het aantal uren, dus probeer functies op te knippen waar mogelijk. Vraag vooral niet teveel aan een vrijwilliger, dat schrikt af.

Kijk ook naar de taken van de huidige vrijwilligers. Want zeker als jullie tekort hebben aan vrijwilligers, kunnen de takenpakketten van de huidige vrijwilligers wel eens te groot geworden zijn.

Tip: nodig alle actieve vrijwilligers uit. En maak stapeltjes kaartjes met taken, ingedeeld naar bestuurlijk, ondersteunende en uitvoerende taken en overige (elk met een eigen kleur). Laat ze de taken invullen. En laat ze zelf kiezen welke taken ze willen doen.

Tip: Schakel PEP in voor de methode ‘Schudden, delen, geven’. 070 302 44 44

Is jouw organisatie aantrekkelijk voor vrijwilligers?

Het is echt heel belangrijk om hierbij stil te staan. Want je kunt heel veel bedenken en doen, maar als jouw organisatie niet aantrekkelijk is – om wat voor reden dan ook – heeft het weinig zin.

Hoe kom je erachter?

  • Wat zeggen de huidige vrijwilligers over jouw organisatie?
  • Zijn jullie heel erg vergrijsd?
  • Hebben jullie een vergadercultuur?
  • Is er veel roddel en achterklap?
  • Is het bestuur toegankelijk?
  • Is het gezellig onderling?
  • Heb je alles goed geregeld voor jouw vrijwilligers? Is duidelijk wat jullie visie is op vrijwilligers? Wat zijn de scholings- en ontwikkelingsmogelijkheden voor de vrijwilliger, hoe is de sfeer en onderlinge samenwerking?
  • Is er ruimte voor flexibele inzet van vrijwilligers?
  • Is jouw organisatie toegankelijk voor nieuwe vrijwilligers? Is de ‘vaste kern’ ook blij met nieuwe aanwas. En staan ze open voor de flexibele vrijwilliger?
  • Heb aandacht voor een generatiekloof: de jongere kritische vrijwilliger die met nieuwe ideeën komt en ouderen die direct roepen ‘waarom anders’?

Is jouw organisatie bekend en wat is het imago?

Als vrijwilliger heb je keuze waar je aan de slag gaat. Het is dan ook belangrijk dat jouw organisatie bekend is, dat duidelijk is wát je doet en voor wie je het doet.

Dus stel jezelf de volgende vragen:

  • Is jouw organisatie bekend in de wijk?
    Weten mensen in de wijk wat je doet en voor wie je het doet?
    Zo nee, wat kunnen jullie daaraan doen?
  • Zijn jullie online goed vindbaar? (eigen website en/of eigen facebookpagina).

Is de informatie die gevonden wordt wel actueel? Een verouderde site kan een afknapper zijn! Vergeet niet dat vrijwel iedereen eerst even op de website kijkt. Dit is belangrijker dan je misschien verwacht.

En vergeet vooral ook niet om aan te geven dat jullie met vrijwilligers werken. En wie de gezichten achter de organisatie zijn. Maar natuurlijk ook: voor welke taken zoeken jullie nog iemand.

Identiteit en imago

De identiteit is wie jullie willen zijn. Maar hoe kijkt de buitenwereld ernaar? Klopt het beeld dat jullie zelf hebben met het beeld dat anderen hebben van jouw organisatie?
Vraag het ze!

Zo kun je denken dat jullie een heel gezellig team hebben. Maar komt dat misschien heel anders over.

Wat maakt jouw organisatie onderscheidend?

Bedenk dat veel organisaties vrijwilligers zoeken, dus waarom zouden ze voor jouw organisatie kiezen?

Hebben jullie een goede Elevator Pitch?

Kunnen de medewerkers en vrijwilligers in 60 seconden vertellen waar jouw organisatie voor staat? En vooral ook: waarom het zo leuk is bij jullie. Want je wilt uiteindelijk vrijwilligers werven.

Niet op orde? Schakel PEP dan in (070 302 44 44).

Ken je wijk en houd rekening met diversiteit

Het is belangrijk dat je je eigen wijk kent. Want het liefst is jouw organisatie een afspiegeling zijn van de wijk waarin en/of waarvoor je werkt. Maar ook is het belangrijk op wie jullie je het beste kunnen richten in de werving. Wie zijn de bewoners van jouw wijk? Welke andere organisaties zijn actief in jouw wijk?

Werk je lokaal? Ken je wijk!

Lokale mensen aantrekken als vrijwilliger is een uitstekende manier om een relatie op te bouwen met de lokale gemeenschap. Je laat ook zien hoe betrokken je organisatie is. Naast het binnenhalen van lokale kennis, enthousiasme en vaardigheden laat je zien hoe dicht je als organisatie bij de mensen staat.

Door vrijwilligers te betrekken krijg je meer invloed bij brede lagen van de bevolking. Je vrijwilligers nemen namelijk ook deel aan buurtactiviteiten, in sociale netwerken, bedrijven, scholen, enz. Waar ze wellicht spreken over het werk van jouw organisatie of waarop ze contacten kunnen leggen die de organisatie kan gebruiken voor toekomstplannen, verdere ontwikkeling of om geld in te zamelen.

En veel vrijwilligers gaan het liefst in de eigen buurt aan de slag. Dat scheelt veel reistijd. En het levert meer contacten op in de eigen wijk.

Voor gegevens over jouw wijk/stadsdeel: https://denhaag.incijfers.nl/ Of vraag het aan PEP.
En vergeet ook niet dat de kracht van diversiteit groot kan zijn. Houd hier bij de werving van nieuwe vrijwilligers rekening mee. Lees hierover meer op www.pepdenhaag.nl/diversiteit

Ken je huidige vrijwilligersbestand en tendensen

Waarom is dit belangrijk?

Het geeft inzicht in zaken als het verloop. Maar ook de taken/functies waar het verloop het grootst is. Geleidelijke veroudering of verjonging, toename van b.v. mannen/vrouwen/migratie-achtergrond. Zorg dus ook altijd dat je de reden van vertrek weet.

Hoe doe je het?

  • Breng twee keer per jaar het actuele vrijwilligersbestand van de organisatie in kaart. Stel op die ‘ijk-momenten’ vast hoeveel vrijwilligers er binnen de organisatie werkzaam zijn en vooral ook waar zij werkzaam zijn. Om tendensen in het vrijwilligersbestand waar te kunnen nemen is het interessant om op die ijkmomenten na te gaan uit hoeveel vrouwen en mannen het vrijwilligersbestand bestaat, wat de gemiddelde leeftijd van de vrijwilligers is, of zij binnen of buiten het werkgebied woonachtig zijn, hoeveel tijd een vrijwilliger (gemiddeld) per week voor de organisatie werkt en hoeveel vrijwilligers – naast het vrijwilligerswerk – (parttime) werken of studeren.
  • Ontwerp ten behoeve van deze periodieke ‘check-up’ een standaardformulier. Dat vergemakkelijkt het verzamelen en vergelijken van informatie.
  • Kortom, een relatief eenvoudig en snel uit te voeren handeling die de organisatie te allen tijde een vrij actueel beeld geeft van (de wijzigingen in) de omvang en samenstelling van het vrijwilligersbestand. Deze ‘beleidsinformatie’ is voor het bestuur van de organisatie van belang, maar stelt ook de organisatie in staat doelgerichte wervingsactiviteiten te ontplooien.

Zijn nieuwe vrijwilligers welkom?

  • Niets is zo vervelend als je niet-welkom voelen. Zorg ervoor dat de huidige vrijwilligers er voor open staat dat nieuwe mensen komen. Betrek ze erbij. Liefst al van het begin af aan. Dan creëer je gelijk draagvlak. En werk continu aan het teamgevoel.

Het belang van goed vrijwilligersbeleid – ook bij het werven

  • Goede begeleiding maakt een groot verschil bij het behouden van de vrijwilligers. Denk dat aan zaken als een goed intakegesprek, goede introductie, voortgangsgesprekken, waarderen, enz.
  • Heb je tevreden vrijwilligers – dit zijn de beste ambassadeurs!
    ‘Een vrijwilliger die jouw organisatie een 9 geeft, zal dit doorvertellen en andere mensen ook enthousiasmeren’

Inspelen op flexibilisering

  • Veel organisaties willen graag de traditionele vrijwilliger. Dat is degenen op wie je vast kunt rekenen, vaak op een vaste dag komt en lange(re) tijd blijft. Maar dit wordt steeds lastiger. Want mensen willen wel, maar hebben het druk. Ook willen ze graag de regie houden over de eigen agenda. Brainstorm met elkaar hoe het anders kan. B.v. een groepje vrijwilligers die bij toerbeurten de balie bemensen, een rooster maken en onderling kunnen ruilen. Want dan hoef je niet elke week.
  • Meedenken? Bel PEP voor advies 070 302 44 44 .

Kijk dit filmpje op youtube: https://www.youtube.com/watch?v=xXmjLOliaJI&t=89s

volgende paragraaf

Relevante evenementen

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!