Verantwoording bij commerciële organisaties

Verdergaande voorschriften voor commerciële organisaties

Ten aanzien van de financiële verantwoording is er een onderscheid tussen stichtingen en verenigingen die een of meerdere ondernemingen in stand houden, de zogenaamde “commerciële stichtingen of verenigingen” genaamd en de niet-commerciële stichtingen / verenigingen. Voor de commerciële verenigingen en stichtingen gelden verdergaande voorschriften ten aanzien van hun financiële verantwoording.

Wanneer ben je nu een commerciële organisatie?
Je bent commercieel als vereniging of stichting als je een of meerdere ondernemingen in stand houdt die volgens de wet moeten worden ingeschreven in het Handelsregister. Er is sprake van een onderneming indien:

• Goederen of diensten worden geleverd tegen een reële vergoeding
• Er meer dan 1 opdrachtgever of 1 afnemer is
• Arbeid en kapitaal georganiseerd zijn
• Er wordt deelgenomen aan het economisch verkeer
• Je de vrijheid hebt om zelf te bepalen hoe je je werkzaamheden verricht
• …..alles moet erop gericht zijn om er een materieel voordeel mee te bereiken,

Kortom, geld verdienen dienen, winst willen maken. Als je aan bovengenoemde criteria voldoet is sprake van een onderneming. Het voorgaande is de hoofdregel en daar zijn ook weer enkele uitzonderingen op. In die zin dat als er een of meerdere van de criteria niet vervuld worden er toch sprak kan zijn van een onderneming. Het is daarom altijd verstandig indachtig het ‘bezint eer gij begint’ om eerst eens contact op te nemen met de Belastingdienst of een adviesbureau in te schakelen met de vraag of de activiteiten die ontplooit moeten gaan worden ertoe kunnen leiden dat deze als onderneming aangemerkt worden. Je wilt immers voorkomen dat je bijvoorbeeld opeens met naheffingen wordt geconfronteerd omdat de belastinginspecteur opeens gezellig langskwam en een ander beeld van de organisatie kreeg dan het bestuur deed voorkomen, bewust of onbewust. Met de Belastingdienst wil je als bestuur geen ruzie maken. Soms is het gewoon niet helemaal duidelijk c.q. is het discutabel en dan is het verstandig om vooraf goede raad in te huren.

Voorbeeld:
Een voetbalvereniging drijft een sportkantine puur voor de eigen leden, doet geen enkele andere activiteit, en als het sporten is afgesloten gaat het hek dicht en de sportkantine ook. Een dergelijke activiteit hoeft dan niet als onderneming te worden aangemerkt. Maar het wordt anders als de kantine ook open is buiten de sporttijden van de vereniging. Dan kunnen ook mensen van buiten de vereniging de zaal afhuren voor feesten en partijen, het bier en de koffie tegen marktprijzen worden verkocht. De baten zijn fors hoger dan de kosten (winst!) en zo concurreer met de kroeg op de hoek en het zalencentrum verderop. Dan loop je eerder de kans dat de Belastingdienst je als onderneming gaat aanmerken.

Zie ook de website van de Belastingdienst voor wanneer je een onderneming hebt en welke stappen je moet inzetten om je bij het Handelsregister in te schrijven:

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/onderneming_starten/rechtsvorm/stichting-of-vereniging

Voor welke eisen de Belastingdienst stelt ten aanzien van het opzetten van een administratie, zie:

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/een_administratie_opzetten

Verplichtingen commerciële organisatie

Als je dus geen onderneming in stand houdt dan val je in de categorie van niet-commerciële organisatie ofwel de reguliere vereniging of stichting. Het voor deze paragraaf relevante verschil tussen commerciële rechtspersonen en niet-commerciële rechtspersonen is dat voor de eerste categorie er zwaardere eisen zijn ten aanzien van de verantwoording en dan hoe dat er uit ziet. Onder andere nadere voorschriften over de inhoud van de financiële stukken plus een publicatie niet alleen ten behoeve van de leden (bij een vereniging) maar voor iedereen, de buitenwacht. Op die manier kunnen bijvoorbeeld crediteuren zien hoe het met de financiële status is gesteld. Mooi gezegd heet dit deponeren. Dat deponeren doe je door de jaarrekening – de balans en de staat van baten en lasten – aan te bieden aan de Kamer van Koophandel.

Zie https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/deponeren/jaarrekening-deponeren/wel-of-niet-deponeren/

De wetgever stelt zwaardere eisen aan de commerciële organisaties als het gaat om het opmaken en vaststellen van de jaarrekening en de inrichting, controle en publicatie van de jaarrekening. Gezien het feit dat er sprake is van een onderneming en dat bij dergelijke organisaties er een verplichte accountantscontrole is, kan hier volstaan worden door voor nadere informatie naar de accountant te verwijzen. Voor deze paragraaf gaat het erom dat je weet dat je als commercieel kan worden aangemerkt en dat er een zwaarder regime van verantwoording van toepassing is.

Verlicht regime

Er is echter een uitzondering op de zwaardere eisen en dan met name op de invulling daarvan – o.a. bepaalde voorschriften hoe de jaarrekening moet zijn ingericht, externe accountant voor de controle – en die uitzondering wordt het ‘verlicht regime’ genoemd. Dat regime zal voor het gros van de verenigingen en stichtingen gelden, mits ze in twee opeenvolgende boekjaren voldoen aan 2 van de 3 volgende eisen:

1. De waarde van de activa volgens de balans bedraagt niet meer dan 6 miljoen euro
2. De netto omzet van twee opeenvolgende boekjaren bedraagt de helft van 12 miljoen euro
3. Het gemiddeld aantal werknemers bedraagt minder dan 50 personen

Het gevolg van dit zogenaamde ‘verlicht regime ’is voor de vereniging en stichting die commerciële activiteiten verrichten – dus een onderneming hebben – dat zij kunnen volstaan met het opstellen van een balans en staat van baten en lasten, inclusief toelichting waarvan alleen de balans en de toelichting hoeft te worden gepubliceerd. Dus wel de gang naar de Kamer van Koophandel. Je hoeft geen accountantscontrole meer te laten uitvoeren. Bij een vereniging volstaat de controle door de kascommissie, tenzij je als bestuur van mening bent dat het, bijvoorbeeld vanwege de complexiteit en de geringe deskundigheid bij de kascommissie zelf, beter is om een accountant in te huren. Dan heb je dat wel in je statuten op te nemen en dient de ALV daar natuurlijk mee akkoord te gaan. Het laten uitvoeren van de controlewerkzaamheden door én een kascommissie én een accountant wordt sterk afgeraden. Het is het een of het ander. Uiteraard mag je wel een accountant inhuren om je als bestuur te laten adviseren of om deze de kascommissie bij te staan maar primair ligt de controlebevoegdheid bij de kascommissie.