Verantwoording

Goede administratie en verslaglegging

Als bestuur ben je vaak met de waan van dag bezig, is de blik gericht op de korte termijn en wat er achter je ligt, het jaar dat voorbij is, is dan minder snel van belang. Echter, besturen is niet alleen het oplossen van of bezig zijn met de dagelijkse bestuurlijke uitdagingen. Maar ook met het vastleggen van de besluitvorming, het voeren van een goed administratie en dito boekhouding om als het boekjaar achter de rug is er aan het verslag gewerkt kan en moet worden. Denk daarbij aan een van de wettelijke taken die je als bestuur hebt , namelijk het financieel beheer (boekhouding voeren, balans en staat van baten en lasten opstellen en eventueel deponeren….).

Uit het Burgerlijk Wetboek

De wetgever zegt het in artikel 10 leden 1,2 en 3 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek” als volgt: “Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend” (lid 1). “Onverminderd het bepaalde in de volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen” (lid 2). “Het bestuur is verplicht de in de leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren” (lid 3).

Je hebt dus samengevat een administratieplicht én een bewaarplicht en die plicht ligt bij het bestuur. Is er een Raad van Toezicht of een Raad van Commissarissen, dan is die verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze wettelijke plicht door het bestuur. Het is dan handig om binnen het bestuur te hebben afgesproken waar de stukken worden opgeslagen en bewaard en wie daarvoor verantwoordelijk is. Dat zal in de meeste gevallen de secretaris zijn, die is immers ook verantwoordelijk voor het archief. Maar dat kan ook de penningmeester zijn. Het voorgaande neemt niet weg dat je ook kunt kiezen voor externe opslag. Als het maar geborgen is.

Boekjaar en kalenderjaar

Het boekjaar is in de meeste gevallen hetzelfde als een kalenderjaar, maar je mag er vanaf wijken. Neem dat ook op in de eigen statuten. Idem als het gaat om een eenmalige verlenging van die periode en dat mag alleen mits het statutair is vastgesteld en het orgaan dat daar dan over gaat, de algemene ledenvergadering bij een vereniging, geeft daar vooraf toestemming voor. Het spreekt voor zich dat er wel hele goede redenen moeten zijn wil je als bestuur de termijn van 6 maanden gaan overschrijden. Bijvoorbeeld een boekjaar begint bij een sportvereniging in september als er een nieuw seizoen aanvangt en eindigt dan in augustus het jaar daarop. Het maakt niet uit of je nu een hele grote vereniging bent of heel klein bent, die algemene wettelijke termijn van 6 maanden is er en daar heb je als bestuur uitvoering aan te geven.

Structuur in opslaan maakt het makkelijker

Voor wat betreft de administratie- en bewaarplicht helpt het dus als je in je bestuur een secretaris maar ook een penningmeester hebt die in staat zijn om zaken gestructureerd op te slaan, inzichtelijk voor iedereen en goed geordend. Zodat het maken van het financiële en beleidsverslag makkelijk kan. Niet dat je er eerst dozen met bonnetjes voor moet omkiepen of door alle lagen van de organisatie heen moet banjeren en bij diverse bestuurders thuis bonnetjes moet gaan zoeken voordat de kascommissie of accountant aan de slag kan. Maakt ook geen sterke indruk. Belangrijke reden voor de wetgever om deze administratieplicht zo te formuleren is dat het de belangen van crediteuren bij een faillissement ondersteunt. Daarnaast is het zeker in het eigen belang als je de financiële en administratieve zaken goed op orde hebt – je wilt bijvoorbeeld toch weten hoeveel geld je in kas hebt? – omdat dit het besturen van de rechtspersoon makkelijker maakt en omdat het de efficiency ten goede komt. Want hoe leg je als bestuur bijvoorbeeld aan je leden uit dat door onoplettendheid er geld is verdwenen…..

Dus hoe doe je de verantwoording bij een niet-commerciële vereniging of stichting?

• Balans en staat van baten en lasten, inclusief toelichting
  Je maakt als bestuur conform de wet en in overeenstemming met je eigen statuten binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar of kalenderjaar – die twee kunnen dus samenvallen – de balans en de staat van baten en lasten op inclusief een toelichting. NB. Die termijn kan eenmalig verlengd worden indien de statuten daarvoor een bepaling hebben opgenomen en de ALV daar goedkeuring voor geeft.
• Inhoudelijk jaarverslag
  Bij een vereniging worden bovengenoemde stukken plus een bestuursverslag aan de Algemene Ledenvergadering, of ledenraad als deze is ingesteld, gestuurd. Het bestuursverslag is een inhoudelijke verantwoording over wat het bestuur het afgelopen jaar gedaan heeft. Wat is er gebeurd binnen de vereniging of stichting, de hoogtepunten en minder goede zaken – open en eerlijk – en daar doet zij verslag van. Dit wordt ook wel het jaarverslag genoemd en dat geeft weer welk beleid er is gevoerd, wat de resultaten waren e.d.. Zowel het financiële deel als het beleidsmatige deel worden door ieder bestuurslid ondertekend. Dat laatste is een wettelijke eis die nog wel eens vergeten wordt.
• Controle door kascommissie of accountant
  Vervolgens zal bij de vereniging een kascommissie of indien deze er niet is een accountant de boeken controleren en daar verslag van doen aan de ALV. De algemene ledenvergadering kan vervolgens besluiten de stukken goed te keuren en te besluiten tot dechargeverlening aan het bestuur. Bij een stichting is er geen kascommissie, maar kan er wel een accountant worden ingehuurd die de boeken doorspit. Het bestuur kan vervolgens besluiten als de accountant zijn werk heeft gedaan of als het bestuur zichzelf heeft gecontroleerd om de penningmeester decharge te verlenen.
• Alles ondertekenen
  Is er bij een stichting ook een Raad van Toezicht dan tekent ieder lid net als ieder bestuurslid ook mee.

Mocht het bestuur niet binnen de wettelijke verplichte termijn van 6 maanden na einde van het boekjaar de jaarvergadering houden om daar aan de leden van de vereniging verantwoording af te leggen en de vereiste stukken te produceren, dan kan ieder individueel lid van de vereniging in rechte vorderen dat het bestuur deze verplichting nakomt.

Jaarplan en jaarverslag

Bij het jaarverslag – waarin je overigens vormvrij bent om aan te geven wat je gedaan hebt – gaat het dus om de terugblik over het afgelopen jaar. En als het goed is beschik je ook over een jaarplan waarin de ambities, de doelstellingen en acties voor dat jaar stonden. Dat jaarplan zal bij de ene organisatie wat groter en uitgebreider zijn dan bij een kleinere organisatie. Maar als er een begroting is, is er ook de onderbouwing waarom een bepaald geldbedrag ergens aan besteed dient te worden. Het ene kan tot niet echt zonder het ander. Wat waren de plannen en wat is ervan terechtgekomen.

Bij het jaarverslag kun je ook zaken opnemen als: mogelijke belangen die bestuurders hebben die strijdig kunnen zijn met de rechtspersoon, onderlinge financiële verhoudingen tussen bestuurders onderling en de rechtspersoon of als er verplichtingen zijn aangegaan ten laste van de rechtspersoon en ten gunste de bestuurder(s). De vraag is natuurlijk of je dat aandurft en dat zal bij een stichting wellicht makkelijker zijn dan bij een vereniging waar je mogelijke kritische vragen van de leden kunt verwachtten.

Aanscherping door WBTR (Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen)

Realiseer je als bestuurder ook dat de informatie die je verstrekt altijd correct is, ook bij tussentijdse rapportages en dat geldt zeker voor de commerciële verenigingen en stichtingen. Sinds de invoering op 1 juli 2022 van de WBTR zijn in een aantal gevallen de aansprakelijkheid ten aanzien van bestuurders van commerciële organisaties aangescherpt.

Mocht je bij dergelijke organisaties tussentijds misleidende cijfers presenteren met betrekking tot de jaarrekening / balans en staat van baten en lasten bij de stichting respectievelijk de vereniging – ofwel je stelt de financiële zaken rooskleuriger voor dan ze werkelijk zijn – dan kunnen derden de bestuurders en eventuele toezichthouders persoonlijk aansprakelijk stellen. Er moet dan wel aanleiding voor een dergelijke actie door derden zijn. Maar als bestuurder sta je op voorhand op achterstand. Check en dubbelcheck als toezichthouder, maar ook als bestuurder, dat de cijfers kloppen voordat je ze buiten de bestuurskamer brengt.

In het geval er sprake is van faillissement van de vereniging / stichting en je hebt als bestuurder niet voldaan aan de administratieplicht en/of je hebt de jaarrekening niet gedeponeerd dan kunnen derden i.c. schuldeisers de leden van het bestuur persoonlijk aansprakelijk stellen. Door het niet voldoen aan deze wettelijke vereisten wordt er op voorhand al uitgegaan van een vermoeden van schuld. De bestuurders moeten dan bewijzen dat het faillissement niet aan hen te verwijten valt.

Extra verplichting bij ANBI

Voor de verenigingen en stichtingen die een zogeheten Algemeen Nut Beogende Instelling zijn, ANBI, geldt nog een specifieke eis en dat is dat de financiële verantwoording op de eigen website moet worden gepubliceerd. Daarnaast gelden er nog een aantal aanvullende eisen waarvan publicatie op de eigen website kan plaatsvinden.

Zie: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/bijzondere_regelingen/goede_doelen/algemeen_nut_beogende_instellingen/gegevens_van_een_anbi_publiceren_op_een_internetsite/financiele_verantwoording_publiceren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/bijzondere_regelingen/goede_doelen/algemeen_nut_beogende_instellingen/gegevens_van_een_anbi_publiceren_op_een_internetsite/

Externe stakeholders en de media

We hebben hierboven de wettelijke kant van de verantwoording – financieel en beleidsinhoudelijk – besproken. Maar er is nog een aspect aan de verantwoording, die zeker niet onvermeld mag blijven. Iedere vereniging of stichting, groot of klein, heeft naast de leden als het een vereniging betreft, een maatschappelijke positie met stakeholders waar ook rekening mee moet worden gehouden.

Dat kunnen sponsoren, fondsen, subsidiegevers, klanten, leveranciers, de politiek enz. enz. zijn ofwel je eigen maatschappelijke omgeving. Wellicht zijn er met sponsoren contracten getekend waarin om verantwoording wordt gevraagd. Of een subsidiegever stelt het als eis in de subsidiebeschikking.

Die stakeholders kunnen dus ook interesse hebben over wat en hoe je het gedaan hebt. Bij een jaarplan heb je aangegeven welke wellicht ambitieuze doelstellingen je voor ogen hebt en bij het jaarverslag zul je willen aangeven wat daarvan terecht is gekomen.

Een belangrijke partij die extra aandacht van het bestuur vraagt, is de media als vertegenwoordiger van de samenleving. Ook die wil je informeren en zeker als je actief door de media wordt benaderd. Heb je dan de stukken en je verhaal op orde om feitelijk te vertellen wat er gedaan is en waarom bepaalde zaken zo zijn gelopen als ze zijn gelopen? Die druk kan wellicht zelfs zwaarder wegen dan een ledenvergadering met kritische leden. Dat vraagt dan ook om actief en weldoordacht communiceren. Maak bijvoorbeeld een speciale, externe versie van het jaarverslag en jaarrekening. Zoek de media op zelf op, licht toe en leg uit. Ook dat is verantwoording afleggen maar dan niet aan de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel maar aan de samenleving. Dat laatste valt niet te onderschatten.