Goed bestuur

Tips voor behapbaar besturen

Hieronder worden de diverse tips – het zijn suggesties, adviezen – toegelicht. Het is geen automatisme in die zin van als je ervoor kiest dan gaat het bij je organisatie ook werken. De cultuur moet er naar zijn en bij een vereniging moeten de leden het ook willen, snappen en aanvaarden. En als laatste; het overzicht is niet uitputtend, er kunnen wellicht andere tips zijn die je als bestuurder zelf hebt bedacht en toepast. Tips die hier niet tussen staan. Als het werkt, laat het dan vooral zo.

Als men het belangrijk vindt, staat men wel op!

Besturen heeft altijd te maken met vertrouwen. Voor die bestuurders die vaak ook in de uitvoering zitten, is de vraag: is het wel belangrijk genoeg als het niet gebeurt? Waarom ga je er niet van uit dat als iets voor de leden of de vrijwilligers van belang is, ze het zelf zullen oppakken? Immers, als zonder de inspanningen van een (en vaak dezelfde) persoon iets niet gebeurt, hoe weet je dan dat het voor de organisatie wel van belang is? Is het de taak van een bestuurder om een kapotte stoel te vervangen? Is het een zaak van het bestuur om iedere ochtend de poorten te openen? Als men (regelmatig) voor een gesloten deur staat, zal de oplossing daarvoor zich snel aandienen. Kortom, achteroverleunen en de zaken een tijdje aankijken kan ook veel opleveren.

Bestuur los van je passie

Besturen is een vak apart. Het is leuk als je kunt besturen binnen een stichting of vereniging waarmee je een passie deelt. De valkuil bestaat dan wel dat het besturen op den duur niet langer als vak wordt gezien, maar als deel van je identiteit; je bent een wezenlijk bestanddeel van de organisatie geworden. Te grote betrokkenheid en te veel sturing zijn daarvan symptomen. Vaak besteden deze bestuurders twintig uur per week aan het leiden van de club. Denk hierbij aan bestuurders die al dertig jaar aan het hoofd van een organisatie staan. Op zich hoeft daar niets mis mee te zijn, maar wie durft hen straks te vervangen? En hoe bouw je die rol af wanneer het tijd wordt voor nieuwe dingen in het leven?

Wat zijn drie tientjes ten opzichte van een jaar controle?

Als bestuurder dien je jezelf af te vragen of ‘het sop de kolen wel waard’ is. Immers, des te meer je aan je vrijwilligers overlaat, des te groter de neiging kan worden om te controleren. En te veel controle kan niet alleen funest zijn voor de verstandsverhouding, maar ook wel eens niet opwegen tegen het mogelijke misbruik van middelen van de organisatie. Waarom bijvoorbeeld elke avond zelf de kassa controleren? Toegegeven, misschien verdwijnt er wel eens een tientje, maar weegt dat op tegen een dagelijkse controle met bijhorende tijdsbesteding? Ook hier gaat het er dus om te durven loslaten in vertrouwen, maar dan wel op grond van een kosten-batenanalyse van de tijd en inspanningen die bestuurders in hun werk steken.

Is inroosteren een bestuurstaak?

Als bestuurder wil je dat de zaken vlot verlopen en bijvoorbeeld de bezetting van de sportkantine steeds geregeld is. Logisch. Maar is dat een bestuurlijke taak? Kunnen vrijwilligers zichzelf niet organiseren? Toegegeven, er kan dan wel iets mislopen, maar wegen drie dagen zonder bezetting op tegenover een jaar lang als bestuurder roosters in elkaar knutselen? En is ledenadministratie iets waar bestuurders zich mee bezig moeten houden? De secretaris is dan wel verantwoordelijk voor de ledenadministratie, maar dat wil niet zeggen dat hij die helemaal alleen moet bijhouden. Maak vrijwilligers eigenaar van hun vrijwilligerswerk, in vertrouwen.

Werk met een estafetteploeg die niet dient op te geven

Als alles goed geregeld is, wil je dat uiteraard zo houden. Een leuk idee is dat van de back-up. Koppel aan elke regeltaak binnen de organisatie twee mensen; twee die elkaar aanvullen, of één louter als back-up voor de ander. Zo voer je tevens een four eyes-principe in. Een mooie vergelijking hier is die van de estafetteploeg: zorg ervoor dat er iemand klaar staat voor het overnemen van het stokje, en dat ervoor diegene die het stokje afgeeft (de vermoeide hardloper) iemand anders klaar staat. Zo komt er geen einde aan de estafette en kan het besturen lekker doorgaan. Bovendien hoeven andere bestuurders dan geen stap extra te zetten als er iets fout loopt.

Knippen is beter dan plakken

Als bestuurders te veel zelf willen regelen, loert het gevaar om de hoek dat ze zaken over het hoofd zien. Missen en vergissen zijn menselijk. Echter, hoe meer taken er zijn voor een bestuurder, hoe groter de kans op een misser. Maak de dingen dus klein en behapbaar, want dan zijn niet-bestuurders sneller geneigd om ze over te nemen; verantwoordelijkheid kán afschrikken. Hoe kleiner een taak, hoe kleiner de verantwoordelijkheid, en hoe groter de kans dat iemand zonder bestuurlijke verantwoordelijkheid de taak oppakt. Kortom, knip taken op en geef ze uit handen aan de vrijwilligers; vele handen maken ligt werk

Commissies en externen

In het verlengde van het knippen en plakken kun je werken met commissies of externen. Bijvoorbeeld een commissie die de barzaken regelt, een commissie die de sportvelden beheert, een commissie die de social mediakanalen beheert etc. Indien je werkt met commissies, kunt je die onmiddellijk hun eigen ledenadministratie en dienstbaarheid vorm laten geven; zo geeft je hen behapbare verantwoordelijkheden, maar ook een deel eigenaarschap van de eigen club. Ook daar geldt ‘loslaten’ als gouden tip. Je bent als bestuurder verantwoordelijk voor het eindresultaat, maar de weg ernaartoe kan door meerdere mensen bewandeld worden. Laat je wel adequaat informeren over wat er gebeurt en dat kan desnoods op hoofdlijnen.

Ook beleid kun je samen maken

Degenen die de commissies leiden kunnen het bestuur desgevraagd informeren. Maar ook kunnen zij de vrijwilligers bevragen omtrent de richting die de organisatie uit moet: wat ging er goed dit jaar? Wat ging minder goed? Wat zie jij graag anders volgend jaar? Wat zijn de dromen en wat denk jij hiervoor nodig te hebben? Als dit binnen alle commissies gebeurt, heb jij als bestuurder op den duur best wat input verzameld voor het beleid. Tegelijk is er (meer) draagvlak gecreëerd; dat kan heel wat tijdswinst opleveren.

Controle op specialismen

Moet een penningmeester per se veel afweten van boekhouding? Kan zo’n functie niet beter controlerend in plaats van uitvoerend zijn? Iedere penningmeester hoeft echt niet over boekhoudvaardigheden te beschikken, net zoals niet elke voorzitter per definitie alle sleutels in beheer dient te hebben. Beperk je dus tot de noodzakelijke bestuurstaken en kijk eens rond in jouw omgeving wie welke specialismen in huis heeft. Als iemand er niets voor voelt bestuurder te zijn, kan en wil hij misschien (juist!) wel waardevolle periodieke bijdrages leveren vanuit zijn expertise. Een jonge boekhouder heeft het misschien te druk om penningmeester te zijn, maar voelt er misschien wel iets voor om u elke drie maanden een dagdeel bij te staan bij de kwartaalrapportage. En wat je ook kunt doen is voor een relatief laag bedrag een boekhoudkantoor inhuren. Of wellicht is er zo een kantoor die het voor naamsbekendheid wilt doen. Gun hem dan ook een gratis reclamebord langs de kant van het veld. Of men wil maatschappelijk betrokken ondernemerschap tonen. Sta dat dan ook toe.

Werk met een raad van wijze mannen of vrouwen

Als jij jezelf als bestuurder aan strakke afspraken houdt en de taken dus tot enkele uren per week beperkt, gaan er misschien wel kansen of inzichten verloren. Maar ook hier kun je iets op verzinnen: een ‘raad van wijzen’, een adviesraad. Idealiter zijn dit mensen die bekend zijn met jouw organisatie én die over een bepaalde expertise beschikken. Zij kunnen op basis van hun kennis en kunde het bestuur inspireren met het vizier op de toekomst. Zo kan het bestuur zich focussen op het behoud van de goede zaken uit het verleden en advies inwinnen over de kansen in het heden.

Blijf bij de kern van je bestaan

Organisaties zijn levende dingen die in leven willen blijven maar ook een drang tot groeien vertonen. Echter, vraag jezelf als bestuurder niet in eerste instantie af wat de organisatie allemaal zou willen, maar wat zij met de beschikbare bronnen aankan. Blijf dus bij de kern; waartoe ben je hier op aarde en hoe verhoudt dat zich tot de vrijwillige energie die je ter beschikking hebt? De hedendaagse roep om meer ondernemerschap kan dan wel mooi klinken, vergeet niet dat vrijwilligers er ook nog andere bezigheden op na houden, net als bestuurders. Een goed evenwicht is dan van belang. Wees een organisatie die ‘lean en mean’ is ofwel blijf bij de kern van je bestaan.

Nee is ook een antwoord

Het gevaar bestaat dat door niet genoeg nee te zeggen, je de bestuurderstaak te groot maakt. Enerzijds kan dit als gevolg hebben dat er een point of no return wordt bereikt, waardoor je bepaalde taken niet langer kunt afschudden. Anderzijds dreigt dat het besturen dan te groot te maken, waardoor het minder aantrekkelijk wordt voor mogelijke opvolgers. Toch hoeft zo’n situatie niet per definitie slecht uit te pakken. Een bestuur dient ook rekening te houden met stakeholders en een veranderende omgeving. In dat geval is het aantrekken van extra bestuurders misschien een goed idee.

Laat je als bestuurder besturen

Goed besturen kan ook op een traditionele hiërarchische manier. De vraag is echter wie dan de touwtjes in handen moet hebben. Zeker voor stichtingen die het zich kunnen permitteren, is het werken met een (professionele) directeur vaak een goede oplossing. In dat geval is een bestuur dat louter de bestuurlijke en organisatorische verantwoordelijkheid bewaakt een goed idee. Deze directeur hoeft trouwens niet per definitie een betaalde kracht te zijn; er zijn voldoende mensen die tijdens hun pensioen actief willen blijven voor de samenleving. Deze directeur kan aanschuiven bij de bestuursvergadering en vormt dan de link tussen het bestuur en de werkvloer.

Bestuur in een richting

Je kunt besturen van binnen naar buiten en je kunt besturen van buiten naar binnen. Beide vormen zijn van belang. Maar waarom ze niet opsplitsen? Er zijn dan bestuursleden die belast zijn met stakeholdersmanagement en de externe omgeving, en daarnaast bestuurders die vooral naar binnen kijken en de organisatieprocessen bewaken. Op de bestuursvergadering komen deze twee werelden samen, dus niet noodzakelijk in een persoon. Als daardoor je bestuur wat groter wordt is niet erg.

Bestuur eens los van wat besturen is

Als je niet elke woensdagavond op de bestuursvergadering aanwezig kunt zijn, betekent dat niet dat je geen goed bestuurder zou kunnen zijn. Ook hoef je niet per definitie bij alle wedstrijden of evenementen aanwezig te zijn. Besturen is besturen en dat doe je op basis van kennis, kunde en vaardigheden. Bijeenkomsten, vergaderingen, notities, strategische overleggen… het zijn middelen, geen doelen. En tegenwoordig kan veel online.

Richt de organisatie zo efficiënt mogelijk in

Het is aan te raden en zeker bij grotere organisaties de vraag te stellen of niet alleen het bestuursmodel – zie de eerdere paragraaf over besturen – nog wel het juiste model is maar of ook de ondersteunende systemen up to date zijn. Heb je bijvoorbeeld de ledenadministratie nog in een kaartenbak / ordner of in de cloud zodat anderen – uiteraard AVG-proof – er ook mee aan de slag kunnen? Bijvoorbeeld de leden houden zelf hun gegevens bij. Handig voor de secretaris. Moet je nog wel handmatig een nieuwsbrief in elkaar zetten en per post versturen of kan het online en is het gekoppeld aan de ledenadministratie. Handig voor het bestuurslid communicatie. En voor een raadpleging onder de leden; je hebt tools om online polls af te nemen zodat je als bestuur snel weet of voor een bepaald voorstel er wel of niet draagvlak is. Scheelt weer het organiseren van een ALV. Zijn al die werkgroepen en commissie nog wel nodig of kun je er een aantal opheffen? Per slot van rekening ben je op aarde om bijvoorbeeld als sportvereniging te sporten en niet om (eindeloos) te vergaderen. Is het helder hoe de taken en verantwoordelijkheden zijn verdeeld en dat dus bekend is wie waar over gaat zodat er geen dubbel werk – of nog erger – helemaal geen werk verricht wordt?

Relevante evenementen

Workshop Vloggen met je smartphone

29 augustus | 08:00 - 17:00

Workshop Enquêtes en polls maken

3 september | 14:00 - 16:30

Module 1: Vrijwilligers vinden

17 september | 15:00 - 17:30

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!