Goed bestuur
Gids voor vrijwilligersorganisaties
Paragrafen
Tips om persoonlijke aansprakelijkheid te voorkomen:
- Controleer of de statuten in een notariële akte zijn vastgelegd. Controleer ook de inschrijving in het Handelsregister en houd deze actueel.
- Raadpleeg de statuten en reglementen bij belangrijke besluiten. (Welk orgaan is bevoegd om een besluit te nemen?).
- Maak duidelijke taak- en functiebeschrijvingen voor de bestuursleden. (Taakverdelingen binnen het bestuur kunnen bijdragen aan bewijsvoering inzake het ontbreken van verwijtbaarheid bij een bepaalde bestuurder).
- Let op de vertegenwoordigingsbevoegdheid bij het aangaan van overeenkomsten. (Veelal berust de bevoegdheid statutair bij twee bestuursleden gezamenlijk. Dus twee handtekeningen onderaan de overeenkomst).
- Leg afspraken met derden altijd schriftelijk vast en laat je daarbij juridisch ondersteunen. Let ook op de toepassing van de algemene voorwaarden; die van de tegenpartij of die van de eigen organisatie.
- Maak notulen van vergaderingen met een besluitenlijst en actielijst en controleer deze in de volgende vergadering. Parafeer de goedgekeurde originele notulen ook per pagina af. Zo voorkom je discussies over welke notulen de juiste zijn.
- Laat je tijdig adviseren over belangrijke (beleids-)beslissingen met grote financiële gevolgen (adviescommissie, externe deskundigen). Inhuur van een expert mag dan best wat geld kosten. Of praat eens met een collega van een vergelijkbare organisatie als die een dergelijke situatie ook heeft meegemaakt en voor dezelfde keuze stond.
- Onderneem meteen actie binnen het bestuur als je meent dat een van je medebestuursleden steken laat vallen. Dus niet alleen maar zijdeling aankaarten, maar aanspreken, het bestuur dwingen tot een gezamenlijk besluit en actie. Lukt dat niet heroverweeg dan je bestuurslidmaatschap en zeg desnoods op. Laat dat vastleggen in de notulen inclusief je beweegredenen en schrijf jezelf uit bij de Handelsregister KvK. Met spoed.
- Gezond verstand, onderbuikgevoelens en ….bij twijfel niet inhalen! Stap op als bestuurslid!