Middelenmix

De middelenmix is het totaal van de middelen die het beste bijdragen aan jouw communicatiedoelstellingen. Let op! Een valkuil is om teveel middelen te gebruiken. Middelen die juist zijn gekozen en met aandacht worden onderhouden hebben vaak veel meer effect.

We nemen er in de volgende paragrafen een aantal onder de loep.

Website

Bijna elke organisatie heeft tegenwoordig een website. Maak jouw website zo gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk mogelijk en zorg ook voor goede vindbaarheid. Dat begint al met de bouw en het ontwerp. Vraag je ook even af of je echt een website nodig hebt. Er zijn ook organisaties die hun doelgroep bereiken zonder website. En bedenk ook: Een website die niet wordt gepromoot zal geen bezoekers hebben. Dus als je kiest voor een website, zal je bijvoorbeeld ook actief moeten zijn op social media. Toch kan het dan nog steeds de moeite waard zijn. Behalve dat alle info over jouw organisatie op een plek staat, word je met een website vaak ook serieuzer genomen door vrijwilligers en financiers.

Website maken

Speciaal voor Haagse vrijwilligersorganisaties hebben we een template gemaakt waarmee je zelf eenvoudig en snel een website kan maken. We hebben met verschillende organisaties gekeken naar wat er nu echt nodig is en hoe je de site gemakkelijk zelf of met een vrijwilliger kunt onderhouden. Natuurlijk kun je bij het gebruik van deze of een andere website bij onze adviseurs terecht met vragen. Voor meer info mail wk.chung@pepdenhaag.nl.

Sommige mensen zijn handig met digitale tools en kunnen zelf een eenvoudige website maken met bijvoorbeeld WordPress of WIX.

Anderen besteden het liever uit. Het helpen bouwen van een website kan een leuke vrijwilligersklus zijn. Een ICT-student kan het interessant vinden om een website te bouwen, want die kan deze toevoegen aan zijn portfolio. Ook kun je via de Haagse Uitdaging proberen een bedrijf te benaderen dat een site voor jouw organisatie wil bouwen.

Google Ads voor non-profits

Heeft jouw organisatie een ANBI status? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor Google Ads voor non-profits. Hiermee krijg je maandelijks $10.000(!) aan budget om te adverteren op Google. Het is even een tijdsinvestering om het account op te zetten, maar als het eenmaal staat heb je er niet veel werk aan. En het kan je zo een paar honderd bezoekers per maand op jouw website opleveren.

Wil je ermee aan de slag en heb je hulp nodig? Stuur een mail naar info@pepdenhaag.nl.

Direct mailings en nieuwsbrieven

Wist je dat emailmarketing het meest succesvolle marketinginstrument is in Nederland?

Mensen komen niet zomaar op jouw website, je moet hen ernaartoe leiden. Dat kan met Google Ads voor non-profits, maar ook met bijvoorbeeld een direct mailing of nieuwsbrief. Beide zijn vormen van emailmarketing. Een direct mailing verstuur je incidenteel en een nieuwsbrief wekelijks of maandelijks. Voor een direct mailing hoeven mensen zich niet aan te melden, voor een nieuwsbrief wel. Hoe dat juridisch verder zit komen we later in dit hoofdstuk op terug. We gaan eerst kijken hoe we een mailing maken.

Het opstellen van een mailing kun je zo ingewikkeld maken als je wilt. Een gewone mail volstaat. Maar je kan ook allerlei handigheden toepassen.

Bij het versturen van mailings (en al je communicatie) heb je te maken met de anti-spamwet, AVG en mogelijk ook portretrecht en auteursrecht. Hier komen we aan het eind van dit hoofdstuk op terug.

Adressenbestand opbouwen direct mailing

Stel, je hebt net een stichting opgericht en wil mensen uitnodigen voor jouw eerste buurtfeest. In jouw persoonlijke netwerk ken je 30 mensen voor wie dit interessant kan zijn. En aan hen vraag je ook om dit bericht te verspreiden. Dat doe je gewoon vanuit jouw eigen email adres (niet dat van de stichting), geen probleem.

Jouw persoonlijke contacten hebben zich graag ingezet voor jou, ze hebben jouw bericht (op de wettelijk toegestane manier) verspreid en er waren 100 mensen op het buurtfeest.

Je hebt vooruit gedacht en van alle aanwezigen de emailadressen genoteerd en daarbij konden ze het aangeven als ze geen mails willen ontvangen. Als je een soortgelijke dienst of product aanbiedt mag je hen weer mailen omdat ze een ‘klant’ van jou zijn. Klanten hoeven geen toestemming hiervoor te geven. Het gaat hierbij dus nadrukkelijk om klanten en niet mensen die alleen geïnteresseerd zijn. Wel moet in elke mail een optie zijn om zich af te melden voor jouw mails en dan mag je ze niet meer mailen. Ook mag je adressen niet oneindig bewaren. Er zijn nog meer regels waar je je aan moet houden, daar komen we later in dit hoofdstuk op terug.

Als je tijdens elk event dat je organiseert adressen verzamelt, en de relaties van jouw organisatie daaraan toevoegt, bouw je een adressenbestand op. Deze kun je opslaan in een mailingprogramma, ook daar gaan we later in dit hoofdstuk op in.

Wil je dat we even meekijken of jouw manier van adressen verzamelen en mailings versturen klopt? Doen we graag!

Adressenbestand opbouwen nieuwsbrieven

Maar stel, je bent een organisatie die helemaal geen events organiseert. Hoe bouw je dan een adressenbestand op? Je kan natuurlijk jouw relaties verzamelen in een bestand. Maar alleen dat zal niet voldoende zijn. Hier kun je beter met een nieuwsbrief gaan werken. In het mailing programma kun je een inschrijfformulier maken en dat ga je op verschillende plekken plaatsen: jouw website, social media, (aanmeld)formulieren, een emailhandtekening, etc.

Anders dan bij een direct mailing moeten mensen hier wel toestemming geven. Je moet hen dus vragen of je hen mag mailen en hoe vaak je hen mag mailen. Als ze akkoord hebben gegeven mag je hen over allerlei onderwerpen van jouw organisatie mailen. Ook hier heb je te maken met allerlei andere regels, die kun je lezen aan het eind van dit hoofdstuk.

Mailing programma kiezen

Als je een keer 50 mensen een mail stuurt, is dat geen probleem. Maar als je dat vaker gaat doen, gaan mailprogramma’s zoals Gmail en Outlook jouw mails zien als spam. Dan kom je in de spam folder en zien mensen jouw mails niet meer. Dit kun je voorkomen door met een mailing programma te werken. Enkele voorbeelden zijn Odoo, La Posta en MailJet.

Om het juiste programma voor jou te selecteren zul je even onderzoek moeten doen. Vaak is er tot een bepaald aantal adressen een gratis optie. De adressen moeten op de juiste manier worden opgeslagen door deze externe partij. In dit overzicht zie je een aantal opties.

Als je met een CRM programma werkt, kun je vaak vanuit daar mailings versturen. Maar zo een programma ga je vaak pas gebruiken als het aantal relaties en contacten dat je hebt niet meer te handelen is in een excel document.

Social media

Social media zijn bijna niet meer uit ons leven weg te denken. Iedereen kan er verhalen, kennis en ervaringen delen. Zo kan jij ook op korte termijn een relatief groot publiek bereiken. Via sociale media kun je bijvoorbeeld vrijwilligers werven en interactie hebben met jouw doelgroep. Maar wees je ook bewust van de risico’s. Je moet goed op de hoogte zijn van bijvoorbeeld de privacywet, auteursrecht en portretrecht. Daar gaan we verder op in aan het eind van dit hoofdstuk.

Keuze voor de juiste kanalen

Je hoort het vast weleens: TikTok is booming! Of: Facebook is helemaal niks meer. Dan heb je misschien het idee dat je ook moet gaan TikTokken, terwijl dat helemaal niet bij je past. Dat het gebruikersaantal van een social mediakanaal daalt of stijgt, zegt niet heel veel. Facebook stijgt niet zo hard als bijvoorbeeld TikTok, maar het totale aantal gebruikers van Facebook is nog steeds hoger. En ook: Al zitten er nog maar 1000 gebruikers op Facebook, als dat precies jouw doelgroep is, en deze vorm van communiceren bij jouw organisatie past, dan is dat de plek waar jouw aandacht naartoe moet gaan.

Bepaal dus of een social mediakanaal bij jouw organisatie en doelgroep past en of het de functies heeft die je nodig hebt. Op TikTok en Instagram zitten bijvoorbeeld echt meer jongeren, dus die bereik je daar. Bedrijven en carrièregerichte vrijwilligers zitten meer op LinkedIn. Op Facebook en LinkedIn kun je groepen maken, dat kan op Instagram weer niet. Als je online even zoekt naar ‘social media kanalen trends’, kom je allerlei overzichten tegen met meer details over de verschillende kanalen.