Goed bestuur

Behapbaar besturen

Hoe blijft het leuk

Hoe maak en houd je het besturen van een organisatie als vrijwillig bestuurder in balans met privé en werk? Hoe voorkom je dat het besturen opeens ‘werk’ wordt en het meer is dan een vrijwilligersfunctie die je voor een beperkt aantal uur per week wilt of kunt vervullen? En ook vanuit de organisatie geredeneerd, hoe voorkom je dat bestuurders afhaken omdat het te veel tijd kost?

Uit de andere paragrafen komt een beeld naar voren dat besturen niet iets is wat je zomaar er ‘even bij doet’ of waar je al te lichtvaardig over moet denken. Er zijn de nodige wettelijke vereisten – zie bijvoorbeeld de bestuurlijke taken en verantwoording – waar je aan moet voldoen. Het is zaak alert te blijven op wat er om je heen gebeurt, zodat je niet opeens constateert terwijl je naar buiten kijkt dat de wereld is veranderd en je de aansluiting kwijt bent geraakt. Of dat je je niet realiseert dat je leden inmiddels geheel andere wensen hebben.

Maar wat niet vergeten moet worden, is dat het ook leuk moet zijn. Het is je hobby, je passie, je wilt iets doen voor de samenleving en dat kan dan op wijk, dorps- of stadniveau of wellicht landelijk of zelfs internationaal. Kortom, vanwege de balans in je persoonlijke leven, om bestuurders te behouden voor een organisatie en / of het juist aantrekkelijk te maken om juist bij die bepaalde club aan de bak te gaan zijn er de nodige tips te geven om het bestuurswerk zoals wij zeggen ‘behapbaar te houden’.

Voorbeeld

De voorzitter van een lokale sportvereniging geeft tijdens een workshop aan dat het bestuur niets meer zelf doet want alles is gedelegeerd aan de vrijwilligers, de leden. Iedereen heeft een taak en voert deze loyaal en goed uit. De verbondenheid is groot, zodat er ook niet gemekkerd wordt waarom die taken zo zijn verdeeld. Er is bijvoorbeeld een vrijwilliger die de ledenadministratie bijhoudt, er is een vrijwilliger die de boekhouding doet en de begroting plus balans en staat van baten opstelt, er is een vrijwilliger die het rooster opstelt en bijhoudt enz. enz. Het bestuur houdt de lijntjes in de gaten en coördineert af en toe. Dit is overigens niet een situatie die uit de lucht is komen vallen: de leden hebben in gezamenlijkheid besloten het zo te doen. Kanttekening is wel – en dat wordt ook zo gezien door het bestuur – dat het wegzetten / overdragen van bestuurlijke taken aan anderen dan het bestuur het bestuur niet ontslaat van de verantwoordelijkheid jegens de vereniging of anderen. Zij hebben het zo geregeld dat alle relevante informatie tijdig bij hen binnenkomt, dat de boel bewaakt wordt en wanneer het echt niet anders kan dan komt het op de bestuurstafel terecht. Tijdwinst is groot en de bestuurlijke werklast op de schouders beperkt. De sfeer en verbondenheid is top. Met zijn allen voor elkaar en voor de vereniging.

Een voorbeeld van hoe het niet moet

Het gaat om een landelijke vereniging op het gebied van welzijn met 80 afdelingen. En dus ook 80 besturen, verdeeld over 5 districten… die ook weer een eigen bestuur hebben, plus een hoofdbestuur en een ledenraad. Er zijn een groot aantal professionals in dienst en een verhouding vrijwilliger versus de cliënt van 1 staat tot 3. Snel gegroeid en de structuur is daarin niet goed doordacht meegegaan. Het werk wordt gedaan door de afdelingen. Daar zitten de vrijwilligers die de relaties met de gemeenten onderhouden en direct met de cliënten aan de slag gaan. Er zijn veel bestuurlijke lagen door deze interne onderverdeling. Ook is er een matig werkend informatiesysteem – niet altijd up to date en goed gevuld – waardoor bestuurders soms achter de feiten aanlopen en zaken niet goed gaan. Hierdoor is er veel mondeling contact, zijn er veel interne overleggen om de plooien glad te strijken, om af te stemmen en om de boel op koers te houden. De leden zijn kritisch en terughoudend en het kost moeite om van bovenaf veel zaken gedaan te krijgen. Er is een beperkt draagvlak en ‘landelijk’ wordt met wantrouwen bekeken.

Veel informatie moet vanaf lokaal niveau in de systemen worden gestopt opdat de hogere bestuurlijke lagen én de professionals weten wat er speelt. De vrijwillige bestuurders zijn veel tijd kwijt – gemiddeld 10 tot 15 uur in de week en dat op alle niveaus – aan zaken die niet direct met bijvoorbeeld hun eigenlijke bestuurlijke afdelingsrol te maken hebben. Het verloop onder de bestuurders is groot. Hier zal de organisatie zichzelf de vraag moeten stellen of men nog wel zo logisch is ingericht en of het niet anders – behapbaar – kan. Bijvoorbeeld door de administratieve zaken bij de professionals te laten, door moderne en goed werkende informatiesystemen aan te schaffen en die te vullen. Door bestuurders ook te trainen in hun rol, door een andere cultuur te hebben van niet vergaderen om het vergaderen maar dat het om het werk gaat en dat de gehele organisatie daarin facilitair is ingericht. Niet belasten maar juist ontlasten van de vrijwillige bestuurders.

Wat is bestuurlijk werk en wat is uitvoerend werk

Belangrijke kanttekening bij het behapbaar hebben en houden van het bestuurlijke werk is het onderscheid wat echt des bestuurs is en wat de uitvoerende taken zijn. In het eerste geval ben je als bestuurder actief – denk maar even aan je bestuurlijke taken – en in het andere geval ben je actief als een van de vrijwilligers. Denk aan het voorbeeld van die voorzitter van de sportvereniging. Deze staat in het weekend rustig achter de bar. Maar dat is geen bestuurswerk maar juist een typisch voorbeeld van vrijwilligerswerk. Dat hij daarmee een goede feeling houdt wat er binnen de vereniging allemaal gebeurt is bijzaak maar wel handig.

Niet altijd mogelijk

Voor de goede lezer, het gaat hier om een normale organisatie, een gemiddeld bestuur van een alledaagse vereniging of stichting. Er zijn organisaties te bedenken die qua omvang en interne processen zo complex kunnen zijn en dat ook niet anders willen of kunnen organiseren. Dan ben je als vrijwillig bestuurder er een halve weektaak aan kwijt.

Of er is een crisis en dat moet je even fors aan de bak. In deze paragraaf gaat het om een gewone, alledaagse organisatie. En we hebben het ook niet over een voorzitter van een landelijke vereniging die overal acte de presente moet geven en daardoor veel meer tijd kwijt is dan de 4 a 6 uur die als vuistregel voor een vrijwilliger-bestuurder gehanteerd kan worden. Waarschijnlijk zal daar ook een bepaalde vergoeding tegenover staan en is zo een persoon er juist voor geselecteerd.

Kanttekening is wel dat door het bestaan van de social media en dat alles online gaat heel veel informatie direct op je scherm oppopt terwijl dat vroeger veel minder was. Je kreeg toen nog gewoon post of een fax en e-mails bestonden niet. Hierdoor kun je druk gaan voelen dat je als bestuurder overal direct op moet reageren, terwijl dat helemaal niet hoeft. Even driemaal ademhalen, dingen laten bezinken en de tijd voor je laten werken kan vaak verrassend goed uitpakken.

Tips om het bestuurlijk werk behapbaar te houden

Terug naar de alledaagse praktijk van de verenigingen en stichtingen die bij PEP-langskomen en naar de vuistregel toe van 4 á 6 uur bestuurlijk werk per week ofwel nog geen uur per dag gemiddeld. Wat zijn de tips om het bestuurlijk werk behapbaar en dus ook leuk te houden? Het is een kwestie van keuzes maken en prioriteiten stellen. Denk daarbij aan:

  • Als men het belangrijk vindt, staat men wel op!
  • Bestuur los van je passie
  • Wat zijn drie tientjes ten opzichte van een jaar controle?
  • Is inroosteren een bestuurstaak?
  • Werk met een estafetteploeg die niet dient op te geven
  • Knippen is beter dan plakken
  • Commissies en externen
  • Ook beleid kun je samen maken
  • Controle op specialismen
  • Werk met een raad van wijze mannen of vrouwen
  • Blijf bij de kern van je bestaan
  • Nee is ook een antwoord
  • Laat je als bestuurder besturen
  • Bestuur in een richting
  • Bestuur eens los van wat besturen is
  • Richt de organisatie zo efficiënt mogelijk in
  • …..

Relevante evenementen

Sociale veiligheid

4 april | 14:00 - 16:00

Projectplan schrijven

11 april | 10:00 - 12:30

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!