Het belang van communicatie

Intern moet je de zaken op orde hebben, maar ook naar de buitenwereld toe moet jouw verhaal duidelijk zijn. Dat helpt bij het werven van vrijwilligers, het aantrekken van bezoekers en de verantwoording naar subsidieverstrekker. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan het maken van een communicatieplan en praktische tips, zodat je het ook kunt toepassen. Denk aan social media, pers en een website.

Wie doet de communicatie?

Je doet er goed aan om binnen jouw organisatie één of meerdere mensen verantwoordelijk te maken voor communicatie. Daartoe kun je bijvoorbeeld een communicatiecommissie instellen. Idealiter valt deze commissie onder de bevoegdheid van de secretaris of werkt nauw met deze persoon samen. Maar je kunt ook een lid van de commissie aanstellen als lid van het dagelijks bestuur. Zo borg je de verbinding tussen commissie en bestuur. De communicatiecommissie kan diverse communicatietaken krijgen.

Is er niemand beschikbaar binnen jouw organisatie? Maak dan een wervingsplan voor het vinden van een vrijwilliger. En plaats in ieder geval een leuke vacature op www.denhaagdoet.nl

Communicatieplan

Goede communicatie begint uiteraard met een goed uitgekiend plan. Daarin omschrijf je welke strategie je hanteert om de doelgroepen effectief te bereiken, en welke middelen of media je daarvoor gebruikt.

Check op jouw communicatieplan? Stuur een mail naar info@pepdenhaag.nl. Heb je nog geen communicatieplan? Vul hier een paar vragen in, en wij nemen contact met je op.

Het stappenplan

1. Strategie: Begin met een doelstelling

Als het goed is, heb je een beleidsplan van jouw organisatie. Hierin staan de doelen van jouw organisatie. Communicatie kan bijdragen aan deze doelen, en vaak zit veel van de informatie voor jouw communicatiedoel al in het organisatiedoel. De communicatiedoelstelling legt ook uit waarom je communicatie inzet. Let op! Als jouw organisatiedoel niet SMART geformuleerd is, wordt het erg lastig om een communicatiedoel vast te stellen. Als je jouw doelstelling goed vaststelt, loopt de rest van de communicatie veel gemakkelijker. Dus besteed hier veel aandacht aan.

2. Tactisch: Subdoelstellingen

Uit de doelstelling vloeien vaak een aantal subdoelstellingen voort. Die beschrijven wat er nodig is om jouw doelstelling te behalen. Zorg dat je hier blijft bij hoe je naar het eindpunt gaat. Bijvoorbeeld welke kanalen je gaat inzetten en welke middelen (de content strategie en middelenmix).

3. Uitvoerend: Planning

Als je jouw doelstellingen en subdoelstellingen goed formuleert, wordt het maken van de content veel makkelijker. In de communicatieplanning zetten we wie het maakt, wat we maken en wanneer we het naar buiten brengen.

Huisstijl

Met het juiste imago bereik je de juiste doelgroep. Het imago van jouw organisatie zit verwerkt in jouw hele organisatie, en wordt zichtbaar in de communicatie uitingen. Het is goed om na te denken of jouw identiteit en het gewenste imago op elkaar aansluiten. De identiteit is hoe je organisatie echt is, dat kun je niet altijd gemakkelijk veranderen. Het imago, daar heb je met communicatie wel invloed op. In de eerdere alinea’s van dit hoofdstuk hebben we gekeken naar waarom we communicatie doen. Nu gaan we kijken naar hoe we de boodschap ontwikkelen en deze verspreiden.

Een huisstijl ontwikkelen

Een huisstijl ontwikkelen kun je zo klein of groot aanpakken als je zelf wilt. Een ontwerpbureau zal je vaak zeggen dat het essentieel is om een uitgebreide huisstijl te hebben, of jouw huisstijl te vernieuwen. Logisch, want het is hun werk. Maar vaak hangen hier grote budgetten aan die je mogelijk beter kan besteden om jouw organisatiedoelen te bereiken.

Hoe kun je met een klein budget toch jouw imago uitstralen? Zorg er allereerst voor dat jouw identiteit en de kern van de boodschap van jouw organisatie in alles wat je doet verweven zit. Hoe je de identiteit van jouw organisatie kunt vaststellen lees je hier. Wil je even sparren met iemand over het ontwikkelen van het imago van jouw organisatie? Stuur een mail naar info@pepdenhaag.nl.

Tips en tricks voor het ontwerpen van een logo

Checklist logodesign [link ]

Misschien ben je zelf handig met dingen ontwerpen. Dan kan een programma als Canva heel handig zijn. Via Den Haag Doet Vrijwilligersacademie zijn er soms trainingen voor Canva. Tip: staat deze training niet op de agenda? We organiseren ze bij voldoende aanmeldingen ook op aanvraag, stuur een mail naar info@pepdenhaag.nl

Visuals ontwerpen kan ook een interessante klus zijn voor een vrijwilliger. Misschien ken je een grafisch ontwerper die dit voor jou wil doen.

Checklist huisstijl 

1. Je hebt een logo (de naam van jouw organisatie) waarvan de achtergrond transparant is.
2. Je hebt een beeldmerk (plaatje of icoon) dat je los en samen met jouw logo kunt gebruiken, en waarvan de achtergrond transparant is.
3. Je hebt een lettertype dat makkelijk leesbaar en gratis is, en werkt in de programma’s die je gebruikt.
4. Je hebt een kleurenpalet met voldoende contrast zodat het ook voor mensen met een visuele beperking goed te zien is.
5. Je hebt een eenduidig taalgebruik. Gebruik je formele taal of spreektaal? Schrijf je ‘jij’ of ‘u’?

Contentstrategie

De content strategie omvat het soort communicatie uitingen dat je gaat verspreiden, hoe die eruit zien (dit heb je al bepaalt via jouw huisstijl) en langs welke kanalen (de middelenmix).

Globaal volg je deze drie stappen:

1. Bedenk de centrale boodschap van jouw communicatie. In deze boodschap ligt de nadruk op waarom je doet wat je doet. Welke verandering wil jouw organisatie teweeg brengen? Denk ook na over welke actie je wilt dat jouw publiek neemt (indien van toepassing). Dit laatste is jouw call to action en je eindigt hiermee (bijvoorbeeld: Meld je aan voor dit event)
2. Bedenk welke ontwerpen, middelen en kanalen bij jouw doelen passen. Hierover lees je meer in de alinea Middelenmix.
3. Zet jouw acties in een contentplanning. Dit kun je heel uitgebreid doen, zoals hier. Maar een paar aantekeningen in jouw agenda volstaan ook.

Hier staat uitgebreide informatie over de content strategie. Natuurlijk denken we graag met je mee. Stuur een mail naar info@pepdenhaag.nl