Financiën

Fondsenwerving

Fondsenwerving: hoe werkt het?

Elk fonds heeft zijn eigen focus. Waar het ene fonds investeringen op lokaal niveau prefereert, richt het andere zich op landelijke projecten. Het is dus belangrijk om met het juiste fonds op de juiste manier in contact te komen. Een realistische selectie in combinatie met de juiste toon is een eerste voorwaarde om elkaar te vinden. Verder wil een fonds natuurlijk weten waarmee het in zee gaat: of het affiniteit heeft met het doel van uw organisatie en of het met een non-profitorganisatie te maken heeft. Transparantie voor wat betreft eigen kapitaal, statutaire doelstelling en bestuurssamenstelling is dan ook van groot belang.

Zorgvuldige aanvraag

Een aanvraag moet u zorgvuldig indienen. Na de eerste selectie is het aan te raden telefonisch contact op te nemen met het desbetreffende fonds en informatie op te vragen over de doelstelling en de voorwaarden waaraan u moet voldoen. Hierbij geeft u kort en bondig aan:

  • hoe het project eruit gaat zien;
  • wat de achtergrond van het project is;
  • waarom u het project wilt uitvoeren; en
  • waarom u juist van dit fonds een investering wilt. Kortom, u geeft iets meer informatie over uw organisatie en een beknopte financiële indruk.

Het telefonisch contact biedt ook een eerste kans op profilering en op het wegnemen van eventuele onduidelijkheden of misverstanden. Dit betekent dat u duidelijk moet zijn in hetgeen u verwacht van het fonds. Vaak maken fondsen niet kenbaar hoeveel ze investeren. Sommige fondsen werken echter wel met vaste bedragen als investering. In zo’n geval is het raadzaam om niet meer te vragen; don’t push your luck!

Aanvraag indienen

Ga na of de door het fonds gestelde voorwaarden niet al te veel beperkingen opleveren voor uw organisatie. Is dit voortraject doorlopen, dan kunt u de aanvraag indienen. Soms beschikt een fonds hiervoor over een standaard aanvraagformulier. Bij andere fondsen is het gebruikelijk dat u zelf een aanvraag opstelt en indient.

Let op!

  • Er is vaak een wachttijd bij fondsen. Veel fondsen willen niet dat u alvast begint met het project voordat zij een uitspraak hebben gedaan. Projecten die al gestart zijn, komen over het algemeen niet in aanmerking voor financiering. Schrijf een fonds dus ruim van tevoren aan.
  • Fondsen financieren over het algemeen liever geen personele kosten.
  • Een fonds wil graag duidelijk zichtbaar zijn als financier in uw activiteiten en uitingen (logo, partnerschap)

Tips en tricks fondsenwerving

  • Accuratesse

Wees zorgvuldig en houd u aan de regels. Probeer ook uit te vinden of het fonds al eerder soortgelijke projecten heeft gefinancierd. Stuur een Kvk-uittreksel mee om aan te tonen dat het fonds een relatie zal aangaan met een onafhankelijk bestuur. Geef concreet aan wat de start- en einddatum van het project zijn. Als een fonds zich bereid heeft verklaard te investeren in het project, is het verstandig om het fonds tussentijds en na afloop in kennis te stellen van de resultaten en een bedankbrief te sturen. Zorg voor een goede administratie op basis waarvan het fonds kan zien dat deze investering aan uw organisatie is toevertrouwd.

  • Overtuigingskracht

Wees ervan bewust dat het vanuit het perspectief van het fonds prettig is om te weten dat de investering bij een aanvrager terecht komt die het project een warm hart toedraagt. Geef dan ook expliciet aan waar de drives zitten en waarom u overtuigd bent van het project. Zorg dus voor een overtuigend en geloofwaardig verhaal en maak de nood zichtbaar.

  • Branding

Label uzelf met een ANBI-status. U vergroot daarmee de kans op een investering aanzienlijk.

  • Netwerken

Bij fondsenwerving is relatiebeheer erg belangrijk. Investeer dus in partijen die in u moeten gaan investeren. Zorg intern voor draagvlak en budget. Sluit in de fondsenwerving aan bij de missie en visie van uw eigen organisatie. Een fonds zou prijs kunnen stellen op bekendmaking van de gift tijdens het project; houd hier rekening mee en noem het fonds in publicaties of vermeld de naam van het fonds op flyers.

  • Plannen

Anticipeer op de vergaderfrequentie: zorg ervoor dat de aanvraag ruim op tijd binnen is en dus is afgewikkeld alvorens het project van start gaat.

  • Focus

Zorg ervoor dat u weet wie u moet aanschrijven; ook dat is punten scoren. Zorg er ook voor dat u weet wat een no-go oplevert. De post exploitatiekosten is bijvoorbeeld een no-go, dus het is aan te raden deze niet op te nemen in uw aanvraag.

  • Respect

Betrek de hele organisatie inclusief bestuur en directie bij de fondsenwerving. Een fonds ziet dat de aanvrager de investering serieus neemt.

Elf tips voor het projectplan ten behoeve van een fonds

  • Beleid en algemene criteria:
    Verdiep u altijd in het beleid van het fonds waar u een aanvraag wilt doen. Stel u ook op de hoogte van de algemene criteria.
  • Doelstelling:
    Bedenk altijd wat u wilt bereiken met uw project: welke problemen u wilt oplossen, of welke situatie u wilt verbeteren, en hoe uw project dat gaat doen. Formuleer deze doelstelling SMART.
  • Doelgroep en noodzaak:
    Beschrijf welke bestaande situatie de reden is voor uw project. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven welk probleem of gemis u signaleert, of welke bijzondere gelegenheid zich voordoet.
  • De inhoud van het project:
    Beschrijf welke activiteiten u gaat ondernemen om uw doel te realiseren. In welke volgorde worden deze activiteiten uitgevoerd, welke partijen zijn betrokken, etc.
  • Tijdsplanning:
    Wanneer gaat u beginnen en hoe lang duurt het project? Let ook op de behandeltijd van de fondsaanvraag. Dien de aanvraag ruim op tijd in.
  • Een duidelijke begroting:
    Die hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Het is prettig wanneer de begroting overzichtelijk en kloppend is. Belangrijk is dat de begroting realistisch is.
  • Andere financiers:
    Vraag ook geld aan bij andere financiers en geef aan welke dat zijn.
  • Mankracht:
    Met wie gaat u het project doen, met vrijwilligers of professionals? Ook de inzet van vrijwilligers kost soms geld, bijvoorbeeld als zij een training of begeleiding nodig hebben. Dat heeft ook gevolgen voor uw begroting.
  • Belanghebbenden:
    Met welke relevante partijen werkt u samen en welke partijen hebben baat bij uw project? Noem ze en betrek ze bij het project, want zij kunnen het eventueel borgen na verloop van tijd.
  • Communicatie en publiciteit:
    Hoe krijgt u aandacht voor uw project van de doelgroep en de media? En hoe wilt u bijvoorbeeld vrijwilligers aantrekken indien van toepassing?
  • Evaluatie:
    Het is goed vooraf te bedenken hoe u gaat meten of uw project geslaagd is. Is dat bij een bepaald aantal deelnemers? Abstracte begrippen als empowerment of eenzaamheid zijn soms lastig te meten.

Heb je nog vragen? Wij helpen je graag!