6 praktische tips voor het vanuit huis besturen van jouw vrijwilligersorganisatie

6 april 2020

We zijn we nu een aantal weken in de coronacrisis beland. Juist vrijwilligersorganisaties hebben nu een belangrijke rol in het bereiken van en hulp bieden aan kwetsbare burgers. Deze bizarre tijden vragen wel andere vaardigheden van jou als bestuurder. Zo kan het even schakelen zijn om vanuit thuis de organisatie te besturen. PEP bundelt praktische tips voor het vanuit huis besturen van vrijwilligersorganisaties.

1. Houd bestuursvergaderingen online

Er zijn tal van handige gratis applicaties, zoals Zoom (max. 100 deelnemers), Skype (max 5 deelnemers), en Whereby (max. 4 deelnemers). Stel anderszijds duidelijke prioriteiten en stel jezelf regelmatig de vraag: ‘is deze vergadering of zijn deze taken nu wel écht nodig?’ Of kunnen deze even wachten.

2. Besteed iets meer aandacht aan de notulen

In tijden van een crisis is notuleren niet het eerste waar je aan denkt. Toch is het verstandig om juist in deze tijd extra aandacht te besteden aan de notulen. Hier zou je als bestuurder later op terug kunnen vallen.

3. Maak besluiten met een digitale hand in de lucht of spring op de fiets

Pak de statuten er eens bij: mag besluitvorming ook digitaal gaan? Vraag jezelf af: ‘wat is de meest efficiënte manier om dit besluit te maken?’ Zo heeft onze bestuurder besloten deze week de handtekeningen van de leden van de raad van toezicht persoonlijk op te halen. Dit bleek de snelste optie om het te regelen. Wél met gepaste afstand vanaf de voordeur.

4. Herzie tijdelijk de overlegstructuur

Pas de mate en manier van overleggen aan op de huidige crisis-situatie. Je kunt denken aan een crisisteamoverleg en een regulier overleg. Bij PEP zijn er twee soorten vergaderingen in het leven geroepen. Het crisisteam vergadert elke werkdag. Daarnaast is er drie maal per week de [email protected] vergadering van 40 minuten, met alle werknemers en vrijwilligers. Deze werkwijze passen we aan indien nodig.

5. Stel een digitale voorzitter aan

Ben jij voorzitter maar niet zo digitaal vaardig? Vraag een collega om de digitale voorzitter te zijn. Als voorzitter heb je nu je handen vrij om de vergadering in goede banen te leiden. Het vergt namelijk meer inspanning en digitale vaardigheden om een goede online vergadering te houden. Zo moet je goed opletten of iemand zijn of haar “hand opsteekt”.

6. Blijf behapbaar besturen

Zorg dat het besturen behapbaar blijft. Zet reële verwachtingen voor jezelf, collega’s en vrijwilligers en geef elkaar regelmatig eens een compliment. Jullie doen werk dat ertoe doet en deze tijden vragen om extra begrip voor elkaar.

Heb je nog vragen aan de hand van dit artikel? Neem contact met ons op! Wij denken graag met je mee. Deze en meer tips vind je op onze pagina: 

>www.pepdenhaag.nl/corona

>Download hier de 6 tips in PDF

Terug

klantvragen

Wat zijn zorgvrijwilligers?

Zorgvrijwilligers zijn mensen die bij het begin van hun activiteiten nog geen band hadden met de zorgvrager. Ze kiezen dus bewust voor hun bijdrage aan de zorg. Bijvoorbeeld een gepensioneerde sportleraar die bewegingslessen organiseert in een zorginstelling.

Wat is Goed Geregeld?

“Goed Geregeld” is een landelijke kwaliteitsonderscheiding van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Deze certificering geeft aan dat uw vrijwilligersbeleid op orde is. Om voor de onderscheiding in aanmerking te komen, toont u aan dat uw organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van de vereniging NOV.

agenda

Haags Keurmerk, start nieuw traject

Online traject > Zet de puntjes op de i bij jouw vrijwilligersbeleid en behaal het certificaat!