Laat je agenda je bestuurswerk bepalen, niet andersom

29 november 2016

Bestuurders van Haagse verenigingen en stichtingen willen serieus aan de slag met de inrichting van hun bestuurswerk. Dat bleek gisteren tijdens de bijeenkomst ‘Besturen in zo min mogelijk uren’, georganiseerd door PEP Den Haag. Bij de meeste besturen moet je zitvlees hebben, bij andere ook nog handige handjes, maar vrijwel altijd kost bestuurswerk veel tijd. Daar zit volgens spreker hoogleraar Lucas Meijs dan ook het grootste pijnpunt. ‘Bestuurswerk moet niet je agenda bepalen, je agenda moet je bestuurswerk bepalen’. Besturen kan efficiënter en daarom maakt PEP van 2017 het jaar van de vrijwillig bestuurder.

Stilstaan om te accelereren
Sportclubs, scoutingverenigingen, bewonersorganisaties, ondernemersnetwerken, zelforganisaties, liefdadigheid- en hobbyclubs… maar liefst 95 bestuursleden grepen afgelopen maandag de gelegenheid aan om stil te staan bij hun manier van besturen, ondanks hele drukke agenda’s! ‘De leden van deze verenigingen en stichtingen hebben vaak torenhoge verwachtingen van wat het bestuur allemaal voor ze moet organiseren’, aldus hoogleraar Meijs. ‘Het wordt tijd dat we ons realiseren dat bestuursleden ook ‘gewoon’ vrijwilligers zijn.’ De bijeenkomst ‘Besturen in zo min mogelijk uren!’ was de eerste van een reeks bijeenkomsten die PEP Den Haag de komende tijd voor bestuurders organiseert. Ook was het de opmaat voor het uitgebreide onderzoek dat PEP samen met Lucas Meijs van de Erasmus Universiteit Rotterdam vanaf januari uitvoert.

Hoogleraar Lucas Meijs: ‘Wees geen macho bestuurder’
‘Als je meer dan vier uur met je bestuurswerk bezig bent dan heb je jezelf onopvolgbaar gemaakt’, aldus hoogleraar Meijs. ‘Vrijwilligers besteden gemiddeld vier uur aan hun vrijwilligerswerk, dus als je meer tijd besteedt zou je je achter je oren moeten krabben’. Met de zaal ging Meijs daarom op zoek naar methoden om de bestuurstaken terug te brengen tot de kern. ‘Maak commissies, geef taken uit handen en kijk wat er gebeurt als je zegt: ‘zoek het zelf maar uit’. Wacht totdat commissieleden tot witte rook komen en omarm dat besluit. En wat je moet doen als iets wat je uitbesteedt de eerste keer misgaat? Niets!’ Uit de zaal kwam daarop een mooie aanvulling: geef zaken terug met opbouwend commentaar. Bied eventueel een cursus aan, maar ga het niet zelf overdoen.  
Meijs: ‘Wees geen macho bestuurder. Durf te deconstrueren. Zelfs een voorzitter hoeft vergaderingen niet zelf voor te zitten. Maak keuzes, je mag ook vergaderingen schrappen of statuten veranderen. Zorg dat je werk afstoot in plaats van aantrekt. Maximaal vier uur per week zou moeten kunnen.’
 
Frank Hoes: ‘Wees de vos die onderzoekt’
Voorafgaand aan de lezing van Lucas Meijs was de zaal al opgewarmd door leiderschapscoach Frank Hoes. Hij adviseerde bestuursleden vossen te zijn en geen egels. ‘Rol je niet op als een egel, sluit je niet af. Wees de vos die onderzoekt, speel en trek er op uit. En blijf alert op vier wetten. De wet van invloed: zelfs door je vinger op te steken kun je je stem laten gelden. Dat leidt dan meteen tot de tweede wet, de wet van verandering: je bent onderdeel van het bestuur, onderdeel van de organisatie en daarmee onderdeel van de verandering. De derde wet de wet van vrijheid geeft je de ruimte je eigen normen en waarden in te brengen en de wet van groeigeeft je de mogelijkheid te innoveren.’  
 
Vinger aan de pols met PEP
Capabele bestuursleden zoeken, enthousiasme prikkelen, plannen en regelen… Een hobby kan zomaar uitlopen op een volledige dagtaak. PEP helpt besturen in alle hectiek toch een moment te nemen om stil te staan bij de inrichting van het bestuur. Waar stopt de charme van ‘dat doen we hier altijd zo’ en zorgen gewoontes voor stilstand? Naast de reeks lezingen en het onderzoek heeft PEP daarvoor ook een nieuwe editie van de leergang Managen en Besturen van een Vrijwilligersorganisatie op het programma gezet bij de Vrijwilligersacademie van Den Haag Doet (www.denhaagdoetvrijwilligersacademie.nl).

Bekijk de foto's van deze bijeenkomst, gemaakt door Michel Heerkens.

Terug

praktijkverhalen

Mantelzorg Werkt!

Avond voor Vrijwilligersorganisaties 2019

klantvragen

Wat is Goed Geregeld?

“Goed Geregeld” is een landelijke kwaliteitsonderscheiding van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Deze certificering geeft aan dat uw vrijwilligersbeleid op orde is. Om voor de onderscheiding in aanmerking te komen, toont u aan dat uw organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van de vereniging NOV.

Hoe kan ik me certificeren voor Goed Geregeld?

Via deze link komt u op de website van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).  Hier staat uitgebreid wat u moet doen om in aanmerking te komen voor het keurmerk.

agenda

De impact van jouw organisatie

Steeds meer gemeenten en fondsen willen dat organisaties laten zien welk maatschappelijk effect zij hebben.