Hoe maakt u een jaarrekening?

16 januari 2017

Met het nieuwe jaar komt er voor de meeste bestuurders ook een nieuwe verantwoordingsronde aan. Een jaarplan is niet voor iedere vereniging of stichting verplicht. Echter, de jaarrekening is dat wel. Hieronder geven we nog enkele tips mee over wettelijke eisen van de jaarrekening én voor een effectieve samenwerking tussen de kascommissie – of de penningmeester – en het overige bestuur.

Eenvoudige regelgeving?
De eerste vraag is of uw vereniging of stichting onder de eenvoudige regelgeving valt. Dit is het geval wanneer uw organisatie geen onderneming in stand houdt en dus geen commerciële activiteiten moet weergeven in het handelsregister. Echter, doet uw organisatie dat wel en u voldoet aan minstens twee van de volgende criteria, dan is de eenvoudige regelgeving alsnog van kracht:

  • het balanstotaal van de vereniging of stichting is kleiner dan € 4,4 miljoen;
  • de netto-omzet van de onderneming binnen de vereniging of stichting is kleiner dan € 8,8 miljoen;
  • het aantal werknemers van de onderneming binnen de vereniging of stichting is minder dan 50.

Kortom, de kans is groot dat uw organisatie wel onder de eenvoudige regelgeving valt.

Eisen voor de jaarrekening bij eenvoudige regelgeving
Hieronder staan 7 eisen van de financiële verantwoording op een rijtje. Let wel, voor verenigingen wordt gesproken van een ‘balans plus staat van baten en lasten met een toelichting’ in plaats van een jaarrekening. In plaats van een staat van baten en lasten wordt ook vaak gesproken over een ‘resultatenrekening' of ‘exploitatierekening'.

Let wel, een ‘overzicht van ontvangsten en uitgaven' is géén staat van baten en lasten. Een vereniging of stichting die dus wel een overzicht van ontvangsten en uitgaven opstelt, maar geen staat van baten en lasten, voldoet niet aan de wettelijke eisen.

  • Er moet een balans worden opgesteld.
  • Er moet een staat van baten en lasten worden opgesteld.
  • Er moet een toelichting bij 1 en 2 worden opgesteld.
  • Elk bestuurslid van de vereniging of stichting moet de jaarrekening ondertekenen. Bij een stichting moet ook elk lid van het toezichthoudend orgaan ondertekenen.
  • Dit moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gebeuren (dus vóór 1 juli). De ledenvergadering (bij een vereniging) of (bij een stichting) het orgaan dat de jaarrekening volgens de statuten vaststelt kan deze termijn verlengen.
  • De jaarrekening van een vereniging moet gecontroleerd worden door een kascommissie (tenzij er een raad van commissarissen of controlerend accountant is aangesteld). Voor de controle van de jaarrekening van een stichting bestaan geen wettelijke voorschriften.
  • De kascommissie bij een vereniging moet bestaan uit tenminste twee leden, die geen bestuurslid zijn. De kascommissie wordt jaarlijks benoemd.

Samenwerking met de kascommissie
Een partnership tussen bestuur en kascommissie is van groot belang. Dit is geen kwestie van wantrouwen, maar een kwestie van samenwerken ten behoeve van het groter geheel.  Gezien ieder bestuurslid de jaarrekening moet ondertekenen is een goede samenwerking onontbeerlijk. Immers, vertrouwen zonder verificatie is blind vertrouwen en dat is niet de bedoeling. Hieronder enkele tips ten behoeve van die samenwerking:

  • Selecteer de geschikte kandidaten en niet zomaar diegenen die zich beschikbaar stellen. Desnoods besteedt u dit uit.
  • Zorg voor contact tussen de leden van de kascommissie en het bestuur. Doe dit ruime tijd voor verslaggeving aan de leden. Zo krijgt u ruim op tijd alle neuzen in dezelfde richting
  • Zorg voor een gedragen checklist waar de kascommissie gebruik van maakt. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien. Ook accountants doen dit.
  • Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle ‘over’ te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
  • Bereid als bestuur de daadwerkelijke controle voor. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor én met de begroting. Gebruik ook voor deze controle een gedragen checklist.
  • Uw taak is de controle van het financieel verslag, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elke post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is, maar óók volledig. U kan bijvoorbeeld het totaal aan alle schulden weergeven, maar het is met name verplicht om de schulden per crediteur te vermelden.
  • Leg een dossier aan met onder meer statuten, reglement, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
  • Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.

Bronnen en handige links:
http://www.kascommissiegids.nl/samenwerking-kascommissie-bestuur.html
http://www.kascommissiegids.nl/vve/leaflet%20voorkomen%20van%20fraude%202014.pdf
http://pep-ebook.nl/hoofdstuk/het-bestuur/artikel/verantwoording
http://www.verenigingen.nl/414/wettelijke-eisen-jaarrekening.htm#

Deze folder werd opgesteld in samenwerking met Dhr. Maarten den Ouden van www.kascommissiegids.nl, waarvoor onze dank.

Denkt u behoefte te hebben aan een verdiepingsavond over financiële verantwoording, het correct opstellen van een begroting en het regelen van financiën binnen een stichting of een vereniging in het algemeen? Schrijft u zich in voor onze nieuwsbrief of neem contact op met Tim ‘S Jongers.

 

Terug

praktijkverhalen

Mantelzorg Werkt!

Avond voor Vrijwilligersorganisaties 2019

klantvragen

Wat is Goed Geregeld?

“Goed Geregeld” is een landelijke kwaliteitsonderscheiding van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Deze certificering geeft aan dat uw vrijwilligersbeleid op orde is. Om voor de onderscheiding in aanmerking te komen, toont u aan dat uw organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van de vereniging NOV.

Hoe kan ik me certificeren voor Goed Geregeld?

Via deze link komt u op de website van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).  Hier staat uitgebreid wat u moet doen om in aanmerking te komen voor het keurmerk.

agenda

De impact van jouw organisatie

Steeds meer gemeenten en fondsen willen dat organisaties laten zien welk maatschappelijk effect zij hebben.