Handvatten krachtig besturen

In een bomvolle Idazaal gingen bestuurders van Haagse verenigingen en stichtingen op 28 november jl. aan de slag met de (her)inrichting van hun bestuurswerk. PEP Den Haag organiseerde ‘Besturen in zo min mogelijk uren’, de eerste in een reeks bijeenkomsten voor bestuurders. Na een korte peiling met handopsteken, bleek dat bestuurswerk een flink portie vrije tijd vergt van de meeste bestuursleden. Daar zit volgens een van de sprekers – hoogleraar Lucas Meijs – dan ook het grootste pijnpunt. ‘Bestuurswerk moet niet je agenda bepalen, je agenda moet je bestuurswerk bepalen’. Besturen kan efficiënter en daarom maakt PEP van 2017 het jaar van de vrijwillig bestuurder.

Stellingen en stickers
De avond was bedoeld om te leren van de sprekers, maar ook om bestuurders de gelegenheid te geven ervaringen uit te wisselen. Ook was het de opmaat voor het uitgebreide onderzoek dat PEP samen met Lucas Meijs van de Erasmus Universiteit Rotterdam vanaf januari uitvoert. PEP koos een ludieke manier om de tongen los te krijgen. Aanwezigen konden zichzelf bestikkeren met hun antwoord (codewoord) op de stellingen die PEPs onderzoeker Tim ’S Jongers presenteerde. Die stickers waren de ijsbrekers voor de netwerkgesprekken in de pauze. Zo liepen er opvallend veel mensen rond met een groene sticker ‘man’. Daarmee lieten de betreffende bestuursleden zien dat hun antwoord JA was op de stelling: Meer dan de helft van ons bestuur bestaat uit mannen. Er waren veel rode stickers met ‘digitaal’, de codering om aan te geven dat het bestuur nog geen Skype, FaceTime, WhatsApp etc. inzet. Wel weer veel groene stickers met de code ‘-10’, wat stond voor: het leeftijdsverschil tussen ons oudste en jongste bestuurslid is kleiner dan tien jaar.

Het onderwerp diversiteit – ook binnen besturen – blijft PEP agenderen. Zo staat in februari de tweede editie uit deze reeks interactieve bijeenkomsten op het programma, getiteld Diverse maatschappij = divers bestuur?!’

Hoogleraar Lucas Meijs: ‘Wees geen macho bestuurder’
Sportclubs, scoutingverenigingen, bewonersorganisaties, ondernemersnetwerken, zelforganisaties, liefdadigheid- en hobbyclubs… maar liefst 95 bestuursleden grepen de gelegenheid aan stil te staan bij hun manier van besturen. Ondanks alle drukke agenda’s! ‘Bestuurders werken meestal keihard, maar leden van verenigingen en stichtingen hebben vaak torenhoge verwachtingen van wat het bestuur allemaal voor ze moet organiseren’, aldus hoogleraar Meijs. ‘Het wordt tijd dat we ons realiseren dat bestuursleden ook ‘gewoon’ vrijwilligers zijn.’

Als je meer dan vier uur met je bestuurswerk bezig bent dan heb je jezelf onopvolgbaar gemaakt aldus hoogleraar Meijs. ‘Vrijwilligers besteden gemiddeld vier uur aan hun vrijwilligerswerk, dus als je meer tijd besteedt zou je je achter je oren moeten krabben’. Met de zaal ging Meijs daarom op zoek naar methoden om de bestuurstaken terug te brengen tot de kern. ‘Maak commissies, geef taken uit handen en kijk wat er gebeurt als je zegt: ‘zoek het zelf maar uit’. Wacht tot commissieleden tot witte rook komen en omarm dat besluit. En wat je moet doen als iets wat je uitbesteedt de eerste keer misgaat? Niets!’ Uit de zaal kwam daarop een mooie aanvulling: Geef zaken terug met opbouwend commentaar. Bied eventueel een cursus aan, maar ga het niet zelf overdoen.  

Meijs: ‘Wees geen macho bestuurder. Durf te deconstrueren. Zelfs een voorzitter hoeft vergaderingen niet zelf voor te zitten. Dat kan rouleren. Maak keuzes, je mag ook vergaderingen schrappen of statuten veranderen. Zorg dat je werk afstoot in plaats van aantrekt. Maximaal vier uur per week zou moeten kunnen.’

Frank Hoes: ‘Wees de vos die onderzoekt’
Voorafgaand aan de lezing van Lucas Meijs was de zaal al opgewarmd door bestuursadviseur en trainer Frank Hoes. Hij peilde welke woorden er bij de aanwezigen opkomen als ze denken aan krachtig besturen (zie lijst onderaan de pagina). Hij stipte ook twee systemen aan van denken over organisaties; als een vos of als een egel. Hij adviseerde bestuursleden voor de vos te kiezen. De vos onderzoekt, speelt en trekt er op uit. ‘Rol je niet op als een egel als je uitgedaagd wordt, sluit je niet af. En blijf alert op vier wetten en zeven mogelijkheden om in te grijpen:

  1. Wet van invloed. Realiseer je: Ik heb altijd mogelijkheden tot invloed, hoe klein ook. Hoe? Vinger opsteken, brief schrijven, opbellen, het woord nemen in vergadering. Grote en kleine dingen. Jouw mening doet er toe!
  2. Systeem van verandering. Bedenk: Ik zit IN het bestuur en verander daarmee iets. Ik heb invloed op het bestuur en het bestuur heeft invloed op mij. Er is wederzijdse afhankelijkheid. Het bestuur is onderdeel van de organisatie. Dus als het bestuur verandert, verandert de organisatie. Als de organisatie verandert, verandert het bestuur. Bovendien verandert de omgeving constant, dus een bestuur moet ook altijd veranderen.
  3. Wet van vrijheid. Hanteer je eigen waarden en normen.
  4. Wet van groei (kwalitatief). Je bent als bestuur in staat om te groeien en te ontwikkelen en dus te innoveren.’

Hoes presenteerde ook zeven interventiemogelijkheden om te komen tot een krachtiger bestuur:

  1. Inhoud-proces. Van een boodschap is inhoud 20% en proces 80% (de wijze waarop). De wijze waarop je vergadert is dus eigenlijk het belangrijkst. Ga figuurlijk in je helikopter zitten en kijk wat er gebeurt. Wordt er geluisterd? Worden er vragen gesteld? Kortom: Kan ik procesmatig ingrijpen om te zorgen dat de inhoud beter land?
  2. Dialoog. Je kunt op verschillende manieren met elkaar spreken. De meest voorkomende is discussiëren en argumenteren. Kies voor dialoog. Dat is luisteren, begrijpen en vragen stellen.
  3. Evaluatievraag. Check: Is iedereen aan het woord geweest? Heb je je punt kunnen maken? Heb je genoeg spreektijd gehad. Zo vergroot je de procesbewustheid van je bestuur. Je kunt elkaar feedback geven op houding en gedrag (proces) terwijl een rondvraag op de inhoud ingaat.
  4. Leg de benen op tafel. Ga eens per jaar vanaf een andere locatie terugkijken wat er gebeurd is het afgelopen jaar. Beoordeel ook elkaars rollen en geef feedback op houding en gedrag. Je kunt daarvoor het instrument ‘Meer’, ‘Minder’ en ‘Houden zo’ gebruiken (zie foto). Per bestuurslid maak je een vel wat rond gaat. Daar komt dan b.v. op te staan: Meer luisteren, minder ongeduldig en resultaatgerichtheid zo houden. Daarna kan het bestuurslid aan de invullers vragen: wat bedoel je hiermee? Denk er ook aan om veel complimenten uit te delen.

5. Mengpaneel. Ben je ervan bewust dat je achter een dashboard zit. Kies als bestuur waar je op wil sturen. Hou het op hoofdzaken, de kosten en de opbrengsten als basis. Regel het verder zelf.
6. Diversiteit. Maak gebruik van verschillende kwaliteiten in bestuur. Waak voor allemaal kopieën van jezelf. Zorg dat je die verschillen bewust organiseert. Zorg dat je de hele regenboog in huis hebt, qua achtergrond, tempo, vakgebied, kwaliteiten, leeftijd, sekse, achtergrond etc. En check ook of je bestuur een afspiegeling is van je leden.
7. Kracht van de groep. Maak je al voldoende gebruik van de kracht van de groep? Er is kracht in je achterban. Mobiliseer ze!

Vinger aan de pols met PEP
Capabele bestuursleden zoeken, enthousiasme prikkelen, plannen en regelen… Een hobby kan zomaar uitlopen op een volledige dagtaak. PEP helpt besturen in alle hectiek toch geregeld stil te staan bij de inrichting van het bestuur. Waar stopt de charme van ‘dat doen we hier altijd zo’ en zorgen gewoontes voor stilstand? Naast de reeks lezingenreeks en het onderzoek heeft PEP daarvoor ook een nieuwe editie van de leergang Managen en Besturen van een Vrijwilligersorganisatie op het programma gezet bij de Vrijwilligersacademie van Den Haag Doet (www.denhaagdoetvrijwilligersacademie.nl). PEP bedankt alle aanwezigen voor hun enthousiaste inbreng.

Woorden uit de zaal (bovenstaande sheet): samenwerking, georganiseerd, efficiënt, effectief, leiderschap, succesvol, respect, sterk, structuur, duidelijk, doelgericht, overtuigend, standvastig, betrouwbaar, verlangen, bestuurlijk, eenheid, visie, zelfverzekerd, transparantie, management, doelen, passie, integer, eigen kracht, route, flexibiliteit, doorzettingsvermogen, probleemoplossend vermogen, consequent, samen, koersvast, daadkracht , lotsverbondenheid.

Resultaatgericht, discipline, draagvlak, idealisme, kennis, uitstraling, capaciteit, uitvoeren, stevigheid, gedragen, samendoen, impact, instelling, helderheid, besluitvaardig, maatschappelijk, realistisch, volharding, blije leden, centraal.

Michel Heerkens maakte foto’s van de bijeenkomst (niet die van de bovenstaande sheets). U vindt ze hier:

https://www.flickr.com/photos/pepdenhaag/sets/72157673249210523

Terug

praktijkverhalen

Interactieve bijeenkomst Maatschappelijke Diensttijd 3 juli 2018

Jaarlijkse avond voor vrijwilligersorganisaties

klantvragen

Wat is Goed Geregeld?

“Goed Geregeld” is een landelijke kwaliteitsonderscheiding van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Deze certificering geeft aan dat uw vrijwilligersbeleid op orde is. Om voor de onderscheiding in aanmerking te komen, toont u aan dat uw organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria van de vereniging NOV.

Hoe kan ik me certificeren voor Goed Geregeld?

Via deze link komt u op de website van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).  Hier staat uitgebreid wat u moet doen om in aanmerking te komen voor het keurmerk.

agenda

Een avond over geld?!

Thema-avond over fondsenwerving, crowdfunding, gemeentesubsidie en maatschappelijk verantwoord ondernemen.